4 lý do nên xử lý hóa đơn tự động bằng phần mềm ocr

Xử lý hóa đơn tự động là gì?

Xử lý hóa đơn tự động là phương pháp sử dụng phần mềm tích hợp công nghệ OCR – Nhận dạng ký tự quang học để trích xuất dữ liệu hóa đơn, điền thông tin vào hệ thống doanh nghiệp và quản lý kho dữ liệu.

Xử lý hóa đơn tự động có thể cắt giảm tới 80% thời gian và nguồn lực doanh nghiệp. Ngay khi tiếp nhận, hóa đơn sẽ được quét và ảnh chụp hóa đơn sẽ được hệ thống trích xuất dữ liệu phân tích. Hình thức tự động thu thập dữ liệu này cắt giảm hàng giờ nhập liệu thủ công của nhân viên. Sau đó, phần mềm tự động hóa hóa đơn sẽ tự động trích xuất và chuyển đổi dữ liệu thành dạng văn bản điện tử có thể tìm kiếm được qua vài click chuột.

Giải pháp FPT.AI Vision được phát triển bởi Công ty TNHH Smart Cloud cung cấp công nghệ OCR tốt nhất thị trường Việt Nam. FPT.AI Vision có khả năng trích xuất thông tin trên mọi loại hóa đơn chứng từ (Hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn bán lẻ…) với thời gian chỉ từ 0.7 – 2.1 giây/ hóa đơn. Quy trình xử lý nhanh gọn, chính xác kèm tính năng tự động lưu trữ thông tin theo từng loại vào kho dữ liệu theo nhu cầu giúp đơn giản hóa một quy trình thiết yếu trong doanh nghiệp.

Quy trình xử lý hóa đơn tự động của FPT.AI Vision bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Chụp và tải hình ảnh hóa đơn lên hệ thống

Bước 2: Tiền xử lí: Đây là quá trình lọc nhiễu, giúp hệ thống xử lí ảnh chính xác hơn. Ví dụ, ảnh quá tối thì phải tăng sáng, giảm độ mờ của ảnh.

Bước 3: Xác định vùng chứa thông tin (Crop): Hệ thống sẽ loại bỏ vùng nền thừa của ảnh. Ví dụ, ảnh hóa đơn chụp trên mặt bàn, hệ thống sẽ crop phần cái bàn thừa đi, bởi phần nền thừa có thể gây nhiễu cho các công đoạn phía sau. 

Ảnh: Giải pháp FPT.AI Vision tự động trích xuất và số hóa hóa đơn với độ chính xác lên tới 98%

Bước 4: Phát hiện trường thông tin: Xác định vị trí vùng chứa thông tin trên ảnh cần trích xuất.

Bước 5: Đọc và phân loại thông tin: Đưa các thông tin được trích xuất vào từng trường thông tin cụ thể theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Bước 6: Xử lý hậu kì: Chỉnh sửa các trường thông tin còn sai sót sau khi máy đọc xong.

Những lợi ích tối ưu từ quy trình xử lý hóa đơn tự động

Tăng tốc quy trình và giảm thiểu thời gian xử lý

Khác với quy trình xử lý hóa đơn truyền thống yêu cầu nhập liệu bằng tay, công nghệ OCR tiên tiến giúp quy trình thực hiện hoàn toàn tự động và chỉ mất từ 3 – 5 giây cho mỗi hóa đơn. Xử lý hóa đơn là bước khởi đầu cần thiết cho các quy trình quan trọng đằng sau như phê duyệt, thanh toán, kế toán,… Khi quy trình được tự động hóa và tối giảm thời gian xuống chỉ còn vài giây, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính liên tục, nhanh chóng cho mọi hoạt động, quy trình tiếp theo trong mô hình hoạt động doanh nghiệp. Không chỉ vậy, sự nhanh chóng trong quy trình xử lý giúp doanh nghiệp giữ được sự tin tưởng và thương hiệu tốt với nhà cung cấp cũng như các đối tác kinh doanh, đem lại lợi ích về mặt lâu dài trong phát triển mối quan hệ với đối tác doanh nghiệp.

An toàn và bảo mật hơn

Hóa đơn sở hữu nhiều trường thông tin phức tạp như mã số thuế, số tài khoản, mã hóa đơn, số tiền,… khiến việc nhập tay dữ liệu thường xảy ra nhiều sai sót với tỉ lệ lỗi nhập liệu lên tới 20%. Chưa kể nhiều trường hợp xảy ra việc trùng lặp dữ liệu như nhập hai lần cho cùng một hóa đơn,… Dữ liệu đầu vào không được làm sạch có thể ảnh hưởng tới toàn bộ quy trình ký, phê duyệt, thanh toán và kế toán sau này. Không chỉ vậy, việc có nhiều người truy cập vào nguồn dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu đầu vào sẽ không đảm bảo được tính bảo mật và an toàn cho quy trình.

Với quy trình xử lý hóa đơn tự động áp dụng công nghệ OCR, doanh nghiệp có thể giảm tới 90% tỉ lệ sai sót trong quy trình nhập liệu đầu vào, đảm bảo nguồn dữ liệu sạch để tiến hành lưu trữ, tái sử dụng trong các quy trình cần thiết trong thương lai. Quy trình hoàn toàn tự động được thực hiện bằng máy, nên sẽ giảm thiểu rủi ro về mặt con người, đảm bảo tính an toàn cho nguồn dữ liệu doanh nghiệp.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn

Giải pháp tự động trích xuất và số hóa tài liệu, hóa đơn sẽ hoàn tất quy trình bằng việc lưu trữ toàn bộ thông tin trên bộ nhớ Cloud – tức môi trường Điện toán đám mây của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp có thể tạm biệt các tủ hồ sơ chồng chất đầy rủi ro thất lạc hóa đơn như cháy nổ, nấm mốc,… Việc tiêu tốn thời gian tìm kiếm hóa đơn bản giấy để tiến hành đối chiếu cũng sẽ được giải quyết triệt để với công nghệ OCR.

Công nghệ OCR cho phép doanh nghiệp lưu trữ ảnh chụp và thông tin hóa đơn dạng số trên kho dữ liệu Cloud của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tiến hành sắp xếp, quản lý dữ liệu lưu trữ theo từng nhóm để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tái sử dụng dữ liệu nếu cần. Khác với công nghệ scan truyền thống chỉ chuyển đổi thông tin dưới dạng ảnh chụp, công nghệ OCR lưu trữ thông tin dưới dạng văn bản số. Khi đó, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin chỉ qua vài click chuột và thông tin có thể được đồng bộ hóa, backup và khôi phục dễ dàng trên bộ nhớ Cloud. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn, tiêu chuẩn hóa quy trình lưu trữ và quản lý hóa đơn để dễ dàng trình diện thông tin trong mỗi đợt kế toán.

Tối ưu chi phí và nguồn lực lao động

Công nghệ OCR giúp tự động hoàn toàn quy trình nhập liệu hóa đơn và tối ưu quy trình tìm kiếm thông tin hóa đơn, giúp giải phóng nhân viên khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán và các quy trình thiếu hiệu quả. Nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ được tận dụng tập trung xử lý các nghiệp vụ mang tính chuyên môn cao hơn, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.

Không chỉ vậy, nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình, công nghệ OCR góp phần cắt giảm hàng nghìn giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công của con người. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được lượng lớn chi phí hoạt động đồng thời vẫn tối ưu hiệu suất làm việc.

Đồng thời, các chi phí xử lý hóa đơn theo cách thủ công như phí bưu điện, phí chuyển phát nhanh, phí in giấy tờ, phí môi trường,… cũng được cắt giảm tối ưu nhờ việc tự động hóa hoàn toàn và đưa dữ liệu lên nền tảng số. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nguồn chi phí đáng kể nhờ áp dụng công nghệ OCR vào quy trình tự động xử lý hóa đơn.

Khác với công nghệ OCR thông thường, giải pháp OCR của FPT.AI Reader được trang bị công nghệ Trí tuệ nhân tạo, công nghệ Xử lí ngôn ngữ tự nhiên NLP có độ chính xác cao nhất thị trường, công nghệ Học máy tiên tiến, có khả năng nhận diện chính xác lên tới 98%. FPT. AI Reader sở hữu công nghệ cho phép máy hiểu và phân biệt được nhiều kí tự đặc biệt, nhận diện chính xác các chữ dễ gây nhầm lẫn. Đặc biệt, giải pháp FPT.AI Reader nằm trong bộ giải pháp “Make-in-Vietnam” có khả năng trích xuất chính xác các từ, ký tự văn bản tiếng Việt, vượt xa các giải pháp từ các nhà cung cấp nước ngoài, đem lại giải pháp tối ưu nhất cho thị trường Việt Nam.

_____________________________

? Trải nghiệm các sản phẩm khác của #FPT_AI tại: https://fpt.ai/vi

? Địa chỉ: Tầng 7, tháp FPT, số 10 Phạm Văn Bạch, quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội/// Tầng 3 PJICO Building, 186 Điện Biên Phủ, Phường 6 Quận 3, TP.HCM

☎ Hotline: 1900 638 399

? Email: [email protected]