OCR và tầm quan trọng của số hóa thông tin

OCR là gì?

OCR (Nhận dạng ký tự quang học) là công cụ tự động hoá các tác vụ nhập dữ liệu và số hoá tài liệu, đặc biệt là các tài liệu định danh. OCR có khả năng nhanh chóng chuyển đổi văn bản trên giấy thành văn bản kỹ thuật số lưu trữ trên máy tính chỉ qua một tấm ảnh chụp mà không đòi hỏi bất kỳ công cụ hỗ trợ nào.

Khác với công nghệ scan thông thường chỉ lưu lại thông tin dưới dạng hình ảnh, OCR được tích hợp công nghệ Trí tuệ AI có khả năng đọc thông tin từ ảnh chụp và trả lại các trường thông tin dạng văn bản có thể chỉnh sửa được. Sự khác biệt này đã khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng OCR vào mô hình kinh doanh để xử lý các tác vụ liên quan đến nhập liệu, quản trị thông tin.

OCR giúp truy hồi dữ liệu nhanh chóng – nâng cao trải nghiệm khách hàng

Công nghệ OCR có thể cải thiện đáng kể thời gian phản hồi trong việc giải quyết các nghiệp vụ khách hàng như giải đáp thắc mắc, các vấn đề hậu cần và bán hàng. Khi khách hàng có vấn đề cần hỗ trợ, nhân viên cần tìm kiếm hồ sơ và đối chiếu, chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin. Với dữ liệu được số hóa nhờ OCR, nhân viên không cần đến văn phòng và dành nhiều giờ đồng hồ tìm giữa hàng nghìn loại giấy tờ khác nhau chồng chất trong các ngăn tủ. Chỉ trong vòng 2 giây với 1 cái click chuột, hồ sơ chính xác của khách hàng sẽ được hiển thị ngay trên màn hình nhờ dữ liệu được số hóa và lưu trữ trong bộ nhớ Cloud. Khi đó, thời gian cần để xử lý và hỗ trợ khách hàng giảm đi nhanh chóng, nhân viên có thể tập trung thời gian và công sức vào tư vấn và hỗ trợ khách hàng. Khả năng đáp ứng nhanh hơn với số lượng lớn khách hàng hơn tỷ lệ thuận với càng nhiều khách hàng cảm thấy hài lòng. Và điều này sẽ tạo những tác động mạnh mẽ tới hiệu quả hoạt động và lợi nhuận doanh nghiệp.

OCR giúp đảm bảo tính đồng nhất dữ liệu

Khi được số hóa bằng công nghệ OCR, tài liệu, hồ sơ về khách hàng sẽ không được lưu trữ dưới dạng giấy trong các tủ hồ sơ mà lưu dạng số trên bộ nhớ Cloud. Mọi nhân viên được cấp quyền hoặc cùng chung mạng lưới máy tính có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin. Đặc biệt dữ liệu được chỉnh sửa cũng sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả máy tính dùng chung bộ nhớ Cloud. Điểm mạnh này đã phát huy ưu thế tuyệt đối trong hoàn cảnh cách ly xã hội đại dịch COVID-19 vừa qua. Với lợi thế dùng chung bộ nhớ Cloud, nhân viên dù làm việc độc lập tại nhà vẫn có thể dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin về hồ sơ của khách hàng. Đặc biệt khi một nhân viên chỉnh sửa hay cập nhật hồ sơ, dữ liệu cũng sẽ được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị, đảm bảo tính thống nhất và chính xác của thông tin trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp.

OCR giảm bớt rủi ro trong bảo vệ dữ liệu

Các tai nạn cháy nổ, thảm họa tự nhiên dù rất hiểm khi xảy ra nhưng đều được liệt kê vào một trong những rủi ro không thể kiểm soát. Trước rủi ro này, OCR là một giải pháp hữu hiệu để tạo một lớp bảo vệ chắc chắn cho kho dữ liệu quý giá của doanh nghiệp. Thông thường trước các rủi ro liên quan đến cháy, nổ, thảm họa tự nhiên, phần lớn các dữ liệu trữ dưới dạng giấy tờ đều sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí là bị hủy hoại hoàn toàn. Tuy nhiên khi dữ liệu được lưu dưới dạng số hóa trên bộ nhớ Cloud doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn cho nguồn dữ liệu.

Không chỉ vậy, khi sử dụng OCR để số hóa thông tin, doanh nghiệp có thể dễ dàng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu bằng cách sao chép toàn bộ dữ liệu trong bộ nhớ và lưu trữ thêm một bộ nhớ dự phòng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các trường hợp mất mát hoặc lỗi dữ liệu. Doanh nghiệp cần lưu ý bộ nhỡ dự phòng nên được mã hóa và đảm bảo tính bảo mật cao và kiểm soát những người có quyền truy cập vào bộ nhớ dự phòng.

Nhìn chung, OCR và số hóa thông tin đang từng bước trở thành xu hướng tất yếu trong chiến lược phát triển dài hạn của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên với đặc thù của tiếng Việt gồm các từ có dấu khiến cho việc nhận diện và trích xuất chính xác trở nên khó khăn với các công nghệ du nhập từ nước ngoài. Dẫn đầu thị trường số hóa giấy tờ tiếng Việt là giải pháp FPT.AI Vision – một sản phẩm chiến lược của công ty FPT Smart Cloud với lõi công nghệ OCR mạnh mẽ với khả năng trích xuất thông tin chính xác lên tới 98%. FPT.AI Vision đã hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và khu vực, mang đến sức mạnh công nghệ số cho doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt giải pháp FPT.AI Vision có thể trích xuất các thông tin từ giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, Hộ chiếu, Bằng lái xe,…), hóa đơn, hồ sơ và bất kỳ tài liệu nào theo nhu cầu của doanh nghiệp. Liên hệ với FPT.AI để được tư vấn bởi các chuyên gia giải pháp hàng đầu của FPT.

------------------------------------

? Trải nghiệm các sản phẩm của #FPT_AI tại: https://fpt.ai/vi/

☎ Hotline: 0911886353

? Email: [email protected]