Hiện nay, một trong những thách thức lớn nhất của các doanh nghiệp đó là phải giải quyết khối lượng lớn tài liệu/ giấy tờ để xử lí thông tin và dữ liệu cần thiết. Điều này tưởng chừng đơn giản, nhưng lại tốn rất nhiều công sức, thời gian và tiền bạc của các doanh nghiệp. Công nghệ OCR ra đời đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp các doanh nghiệp xử lí giấy tờ, tạo ra một cuộc cách mạng về tự động hóa quy trình hoạt động.

Theo công ty nghiên cứu thị trường IDC, các công ty, tập đoàn lớn mất khoảng 20-30% doanh thu mỗi năm do quy trình hoạt động không hiệu quả. Và việc xử lí tài liệu là một trong những nguyên nhân trực tiếp dẫn đến quy trình hoạt động kém năng suất. Để có thể tồn tại và phát triển được trong kỉ nguyên số, nhiều công ty, tập đoàn đã nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng công nghệ nhận dạng kí tự quang học OCR vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình, giảm gánh nặng nhập liệu thủ công.

OCR hoạt động như thế nào?

Tiền xử lí: Bước đầu tiên, ảnh văn bản sẽ được chuyển đổi dữ liệu sang ảnh nhị phân (lưới các ô vuông nhỏ gọi, hay còn gọi là pixel) để có thể hiển thị chính xác nhất. Sau đó, phần mềm OCR sẽ xác nhận khu vực kí tự cần xử lí. Mục tiêu chính ở giai đoạn này là cải thiện dữ liệu hình ảnh, nâng cao tính chính xác của việc xử lí thông tin.

Nhận dạng kí tự: Nhận dạng kí tự là tính năng quan trọng nhất. Khi trích xuất thông tin, phần mềm quét các biểu tượng gặp và sau đó phân chia chúng thành các dạng kí tự cơ bản.

Xử lí hậu kì: Độ chính xác của OCR có thể được tăng lên nếu ouput bị ràng buộc bởi một bộ từ điển, là danh sách những từ được phép xuất hiện trong văn bản. Khi đó, thuật toán của OCR sẽ quét các từ trong bộ từ điển đó. Đây là bước mà nếu thiếu thì OCR sẽ tạo ra nhiều từ vô nghĩa, độ chính xác thấp.

OCR hữu ích như thế nào?

Nhận dạng kí tự quang học OCR đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ thu thập dữ liệu từ hình ảnh được quét của tài liệu. Ra đời từ cuối thế kỉ 20, công nghệ OCR nhanh chóng được sử dụng rộng rãi bởi tính ứng dụng cao trong nhiều ngành nghề khác nhau. Không chỉ chuyển đổi văn bản, OCR còn có thể đọc được các hình biểu tượng, hay các loại số seri (ví dụ biển số xe, số thẻ ngân hàng, mã khách hàng…), hoặc mã kết hợp cả số và chữ… Nhờ có OCR, hàng loạt các tài liệu giấy, bằng nhiều ngôn ngữ với các định dạng khác nhau nhanh chóng được xử lí thành văn bản dạng file mềm chỉ trong vài giây.

Ngành ngân hàng là một trong những lĩnh vực tiên phong về OCR. Đây là ngành có nhu cầu tự động hóa mạnh mẽ nhất vì khối lượng tài liệu và kho dữ liệu khách hàng khổng lồ. Ngoài việc đọc số sec, số tài khoản, OCR còn có thể trích xuất thông tin khách hàng trên chứng minh nhân dân, giúp quy trình mở thẻ diễn ra chỉ trong vài phút. Tất cả những gì các nhân viên cần làm là đặt văn bản, giấy tờ cần xử lí vào máy quét và để OCR thực hiện phần việc còn lại. Các thông tin, dữ liệu khách hàng được tổng hợp, tìm kiếm, lập chỉ mục và truy xuất nhanh chóng.

Khi con người nhập dữ liệu bằng tay, có thể xảy ra nhiều sai sót. Đây là nguyên nhân sâu xa dẫn đến việc lỗi dữ liệu, phân tích thông tin sai. Một nghiên cứu về chất lượng dữ liệu của Experian chỉ ra rằng, 61 % các công ty chỉ ra rằng, những lỗi sai của con người là một vấn đề đối với công ty của họ. Từ khi OCR ra đời, công việc nhập liệu nhàm chán đã trở lên đơn giản hơn rất nhiều, tính chính xác khi nhập liệu được đảm bảo hơn, hạn chế những sai sót do nhập liệu thủ công.

Hơn hết, OCR không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực, nhân viên được giải phóng khỏi công việc nhàm chán lặp đi lặp lại, mà dịch vụ nhanh chóng dễ dàng cũng khiến khách hàng hài lòng và có thiện cảm hơn với thương hiệu.

Thách thức với công nghệ OCR

OCR có khả năng thu thập và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, biên lai, séc, đơn đặt hàng… nhờ sự kết hợp của tiền xử lí hình ảnh, xác định kí tự và ghép các từ, khối và câu. Tuy nhiên, nếu chỉ áp dụng riêng công nghệ OCR thì chưa đủ để hiểu được bối cảnh hoặc ý nghĩa của nội dung thông tin trích xuất.

Để vượt qua thách thức này, công nghệ OCR tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp trích xuất đúng thông tin có giá trị trên hóa đơn, hồ sơ, tài liệu giấy. Ngoài các văn bản chữ in, OCR thông minh còn có khả năng phân sâu và đọc hiểu được cả chữ viết tay.

OCR hoạt động song song với các thuật toán thông minh của AI để tìm kiếm các mục cụ thể như ngày tháng, số hóa đơn, thông tin cá nhân trên giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, bằng lái xe…). Do đó, hệ thống chứa OCR thông minh có thể phân tích hàng ngàn tài liệu trong vài phút.

Tự động hóa nhiệm vụ thu thập và nhập dữ liệu bằng công nghệ OCR thông minh làm tối ưu hóa bộ máy doanh nghiệp, hoạt động hiệu quả hơn và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp sẽ giúp công ty tạo ra nhiều giá trị to lớn và bền vững theo thời gian.

Hiện nay, một trong những sản phẩm được tích hợp công nghệ OCR có tính chính xác cao nhất trên thị trường là FPT.AI Vision, được phát triển bởi Ban công nghệ, thuộc tập đoàn FPT. Đây là giải pháp nhận dạng và trích xuất thông tin trên chứng minh nhân dân, giấy phép lái có độ chính xác lên đến 98%, dẫn đầu thị trường về chất lượng nhận diện.

FPT.AI Vision giúp số hóa các loại giấy tờ tùy thân, nhận diện thông tin khách hàng nhanh chóng, chính xác hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng, cắt giảm chi phí nhân sự, thời gian nhập liệu và sửa chữa. Với APIs, FPT.AI Vision có thể dễ dàng tích hợp vào bất kì hệ thống nào của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất, mang đến sự trải nghiệm đồng bộ cho khách hàng.