8 lợi ích hàng đầu khi số hóa dữ liệu bằng giải pháp OCR FPT.AI Reader Flex

Công nghệ OCR là gì?

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một trong những công nghệ số hóa dữ liệu được triển khai rộng rãi nhất. Công nghệ OCR được sử dụng trong việc quét tài liệu hình ảnh, chuyển đổi dữ liệu đó dưới dạng văn bản (file word). Văn bản được mã hóa bằng máy này có thể dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa qua máy tính và chia sẻ qua nền tảng kỹ thuật số.

Bất kỳ công ty và doanh nghiệp nào có kế hoạch loại bỏ tài liệu giấy, bước vào quá trình số hóa dữ liệu đều có thể tận dụng ứng dụng số hóa tài liệu từ công nghệ OCR. Từ các doanh nghiệp tài chính, ngân hàng, bảo hiểm đến các lĩnh vực pháp lý, chăm sóc sức khỏe, đặc biệt là những doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lưu trữ khổng lồ đều nên ưu tiên ứng dụng công nghệ OCR để tối ưu hóa quy trình vận hành. 8 lợi ích vượt trội dưới đây sẽ khiến các doanh nghiệp không thể bỏ qua giải pháp FPT.AI Reader Flex.

8 lợi ích cho doanh nghiệp khi số hóa dữ liệu bằng FPT.AI Reader

Công nghệ OCR phát triển bởi FPT.AI có rất nhiều ưu điểm, giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc tăng năng suất và hiệu quả của công việc, khiến quy trình vận hành trở nên trơn tru và tối ưu hơn. OCR trợ giúp doanh nghiệp trích xuất chuẩn xác thông tin, đặc biệt là trong các văn phòng, nơi nhân viên phải xử lý lượng lớn tài liệu mỗi ngày. Sau đây là một số ưu điểm chính của việc nhập liệu bằng công cụ OCR FPT.AI Reader Flex:

1. Tăng năng suất

FPT.AI Reader Flex giúp các doanh nghiệp đạt được năng suất vượt trội bằng cách cho phép người dùng truy xuất dữ liệu nhanh hơn khi cần. Với giải pháp OCR, thời gian và công sức mà nhân viên phải bỏ ra để thực hiện các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như trích xuất dữ liệu liên quan sẽ được giảm thiểu, nguồn nhân lực có thể được tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.

2. Giảm chi phí

Lựa chọn OCR của FPT.AI sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm thời gian, nhân lực cho việc trích xuất dữ liệu, đây là một trong những lợi ích quan trọng nhất của giải pháp số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR. Công cụ này đồng thời giúp cắt giảm các chi phí khác nhau như hồ sơ giấy tờ, in ấn, vận chuyển... Chi phí khôi phục tài liệu thất lạc sẽ được cắt giảm hoàn toàn và chi phí mặt bằng văn phòng cũng giảm thiểu đáng kể khi không có quá nhiều diện tích được sử dụng để lưu trữ tài liệu giấy.

3. Độ chính xác cao

Một trong những thách thức lớn của việc nhập dữ liệu là tính không chính xác. Ứng dụng công nghệ AI tân tiến nhất, giải pháp FPT.AI Reader Flex ghi nhận tỉ lệ chính xác khi trích xuất dân đầu thị trường, lên đến 98%. Điều này giúp doanh nghiệp thu thập nguồn dữ liệu đầu vào “sạch” một các dễ dàng với quy trình được tự động hóa, không có sự tham gia của nhân lực, giúp giảm thiểu lỗi và sai sót không đáng có như vô tình nhập sai thông tin khi nhập liệu thủ công….

4. Tăng không gian lưu trữ

Phần mềm OCR có thể quét, phân tích, xác thực và lập danh mục thông tin từ các tài liệu giấy của toàn doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là, dữ liệu giờ đây có thể được lưu trữ ở định dạng văn bản trong hệ thống dữ liệu trên máy tính, loại bỏ nhu cầu duy trì các tệp giấy tờ khổng lồ. Theo cách này, công nghệ nhập dữ liệu tự động OCR đóng vai trò là một trong những công cụ tốt nhất để triển khai mô hình "Văn phòng không giấy tờ" trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, FPT.AI Reader Flex còn hỗ trợ doanh nghiệp phục hồi sau thảm họa một cách nhanh chóng. Cụ thể, khi dữ liệu được lưu trữ điện tử trong các máy chủ an toàn và hệ thống phân tán, dữ liệu đó vẫn an toàn ngay cả trong các tình huống khẩn cấp. Khi có hỏa hoạn đột ngột hoặc thiên tai, dữ liệu số hóa có thể được truy tức thì để đảm bảo tiến độ thương mại.

5. Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là điều quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ tổ chức nào. Các tài liệu giấy rất dễ bị mất hoặc bị hủy hoại. Giấy tờ có thể bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy bởi các yếu khách quan như độ ẩm, côn trùng và hỏa hoạn. Tuy nhiên, những rủi ro này hoàn toàn sẽ được loại bỏ với tài liệu được quét, phân tích và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số. Hơn nữa, quyền truy cập vào các tài liệu số này cũng sẽ được hạn chế và kiểm soát để tránh việc đánh cắp dữ liệu hoặc rò rỉ dữ liệu riêng tư nếu tài liệu được truyền qua nhiều bộ phận trung gian như mô hình truyền thống.

6. 100% tài liệu có thể được tìm kiếm dễ dàng

Một trong những lợi thế to lớn của xử lý dữ liệu bằng OCR của FPT.AI là nó hệ thống hóa dữ liệu, khiến dữ liệu có thể được tìm kiếm và dễ dàng truy xuất bất cứ lúc nào. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng tra cứu số, địa chỉ, tên và nhiều thông tin khác để phân biệt tài liệu đang được tìm kiếm, sử dụng tài nguyên dữ liệu một cách hiệu quả.

7. Cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng

CRM được coi là công cụ lưu trữ và khai thác data khách hàng phổ biến và hiệu quả bậc nhất hiện nay. Với giải pháp OCR như FPT.AI Reader Flex thế hệ mới, thông tin khách hàng sau khi trích xuất có thể tích hợp và lưu trữ trên CRM của doanh nghiệp, tạo ra nguồn tài nguyên dữ liệu quan trọng, thúc đẩy trải nghiệm cá nhân hóa của khách hàng. Hơn nữa, việc tự động hóa quy trình nhập liệu giảm tối đa thời gian chờ đợi và giao dịch trực tiếp tại quầy của khách hàng. Khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng có thể là nền tảng để các tổ chức tài chính ứng dụng vào nhiều dịch vụ công nghệ cao như mở tài khoản từ xa, liên kết thẻ ngân hàng trực tuyến... OCR giúp lưu trữ một cách có hệ thống và truy xuất các tài liệu kỹ thuật số với tốc độ cực nhanh. Nhờ đó, thời gian chờ đợi của khách hàng được giảm thiểu đáng kể, từ đó cải thiện trải nghiệm của họ.

8. Dễ dàng chỉnh sửa tài liệu

Trong khi các tài liệu bằng giấy thường rất khó để chỉnh sửa và giữ nguyên tính toàn vẹn của tài liệu, FPT.AI Reader Flex chuyển đổi dữ liệu sang bất kỳ định dạng nào như file word… giúp người dùng thuận tiện chỉnh sửa mà không ảnh hưởng tới định dạng, giá trị của tài liệu. Điều này rất có ích với những nội dung dữ liệu phải được cập nhật liên tục hoặc thay đổi thường xuyên.

Có thể thấy, sự xuất hiện của công cụ OCR đã tạo ra những thay đổi tích cực cho quá trình nhập và lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp. Bằng việc xây dựng giải pháp số hóa dữ liệu trên OCR với một đối tác đáng tin cậy, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian quý báu. FPT.AI tự hào là doanh nghiệp có uy tín và kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp OCR cho nhiều tổ chức tài chính lớn tại Việt Nam. FPT.AI Reader Flex là lời giải toàn diện cho bài toán giảm áp lực lưu trữ tài liệu giấy trong văn phòng, tối ưu hóa nguồn nhân lực chất lượng cao và đẩy mạnh hiệu quả trong hoạt động vận hành doanh nghiệp.

----------------------------------

👉 Trải nghiệm các sản phẩm khác của #FPT_AI tại: https://fpt.ai/vi

🏬 Địa chỉ: Tầng 7, tháp FPT, số 10 Phạm Văn Bạch, quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội// Tầng 3 toà Pijico 186 Điện Biên Phủ, Phường 6 Quận 3, TP. HCM. 

☎ Hotline: 1900 638 399

📩 Email: [email protected]