Nâng cấp quy trình số hóa tài liệu của doanh nghiệp với công nghệ OCR

Công nghệ Trí tuệ nhân tạo AI và công nghệ nhận dạng, xử lý ngôn ngữ tiếng Việt đã tạo bước đột phá trong công cụ tự động nhận dạng và chuyển đổi văn bản tiếng Việt OCR. Ngày nay, công cụ OCR tiếng Việt đã khẳng định được sự hiệu quả trong phục vụ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu quy trình kinh doanh.

OCR là gì?

OCR – Optical Character Recognition (Nhận dạng ký tự quang học) là công nghệ được ứng dụng trong việc chuyển đổi tài liệu ở dạng ảnh (file .pdf, .jpg, .jpeg, .png…) thành văn bản dạng file word để có thể dễ dàng xử lí trên máy tính.

Quy trình thường được thực hiện như sau:

Tiền xử lí: Bước đầu tiên, ảnh văn bản sẽ được chuyển đổi dữ liệu sang ảnh nhị phân (lưới các ô vuông nhỏ gọi, hay còn gọi là pixel) để có thể hiển thị chính xác nhất. Sau đó, phần mềm OCR sẽ xác nhận khu vực kí tự cần xử lí. Mục tiêu chính ở giai đoạn này là cải thiện dữ liệu hình ảnh, nâng cao tính chính xác của việc xử lí thông tin.

Nhận dạng kí tự: Nhận dạng kí tự là tính năng quan trọng nhất. Khi trích xuất thông tin, phần mềm quét các biểu tượng gặp và sau đó phân chia chúng thành các dạng kí tự cơ bản.

Xử lí hậu kì: Độ chính xác của phần mềm OCR có thể được tăng lên nếu ouput bị ràng buộc bởi một bộ từ điển, là danh sách những từ được phép xuất hiện trong văn bản. Khi đó, thuật toán của OCR sẽ quét các từ trong bộ từ điển đó. Đây là bước mà nếu thiếu thì OCR sẽ tạo ra nhiều từ vô nghĩa, độ chính xác thấp.

Những lợi ích thực tiễn của công nghệ OCR?

Tiết kiệm thời gian

OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn thời gian so với quá trình nhập dữ liệu thủ công. Với công cụ OCR, thông tin có thể dễ dàng được trích xuất sang các định dạng kỹ thuật số theo nhu cầu chỉ bằng việc chụp và tải ảnh lên. Không chỉ vậy, dữ liệu khi được trích xuất có thể dễ dàng được tìm kiếm, chỉnh sửa và thực hiện nhiều tác vụ khác, hỗ trợ quy trình xử lý tài liệu dễ dàng và thuận tiện hơn.

Trên thực tế, nghiên cứu đã phát hiện ra rằng lượng thời gian dành cho công việc giấy tờ có thể giảm 75% khi sử dụng OCR. Trung bình, thời gian để trích xuất một tài liệu sang dạng số chỉ từ 0.5 – 2 giây với công cụ OCR, một sự tối ưu đáng kể so với thời giang trung bình 1– 5 phút khi sử dụng phương pháp nhập liệu truyền thống.

Cải thiện độ chính xác

Việc nhập liệu bằng tay không chỉ tốn nhiều thời gian, nguồn lực mà còn có mức độ rủi ro cao trong sai sót nhập. Nhất là với các loại tài liệu bao gồm nhiều trường thông tin bằng số, địa chỉ email, địa chỉ nhà,… việc nhập tay thủ công khó có thể chính xác 100%. Những lỗi sai thông tin ngay từ bước đầu sẽ khiến kho dữ liệu doanh nghiệp không được “sạch” và chính xác.

Phần mềm OCR được thiết kế với các thuật toán tích hợp trực quan giúp phân tích và trích xuất thông tin với độ chính xác cao. OCR đảm bảo giảm thiểu ở mức tối đa các lỗi phổ biến trong quá trình nhập liệu. Đặc biệt, nhiều công cụ OCR xuất sắc trên thị trường có thể có độ chính xác lên tới 98%.

Ảnh: Khả năng trích xuất hóa đơn chính xác của phần mềm OCR FPT.AI Reader

Bảo vệ môi trường

Paperless office – văn phòng không giấy tờ đang trở thành xu hướng toàn cầu không chỉ bởi tính thuận tiện và nhanh chóng, mà còn về khả năng tiết kiệm tài nguyên giấy và bảo vệ môi trường.  Về cơ bản, xử lý tài liệu dựa trên OCR sẽ cho phép bạn sở hữu tài liệu ở định dạng kỹ thuật số, giúp doanh nghiệp giảm tối đa nhu cầu giấy để lưu trữ, sao chụp, in hoặc xử lý thông tin. Chỉ một thay đổi nhỏ trong quy trình xử lý sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên những hiệu ứng lớn về tiết kiệm nguồn lực và bảo vệ môi trường.

Nhân viên hạnh phúc hơn

Nhập liệu bằng tay là một công việc mang tính thủ công, lặp lại và nhàm chán, đồng thời tốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Nhân viên của doanh nghiệp đều là những người có chuyên môn và việc liên tục phải làm công việc thủ công sẽ khiến nhân viên không còn thoải mái và vui vẻ làm việc. Tâm lý tiêu cực này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.

 Với công cụ OCR, doanh nghiệp sẽ giải phóng nhân viên khỏi công việc nhàm chán, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nghiệp vụ mang tính chuyên môn cao hơn, giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và doanh nghiệp.

Công nghệ OCR đã được ứng dụng mạnh mẽ tại thị trường quốc tế. Tuy nhiên do đặc thù ngôn ngữ tiếng Việt với dấu và các ký tự đặc biệt, OCR cho tiếng Việt chưa thực sự phát triển rộng rãi tại Việt Nam. Hiện nay, phần lớn các nhà cung cấp trên thị trường chỉ có khả năng xử lý các từ tiếng anh, tiếng Việt không dấu, hoặc độ nhận dạng chính xác chỉ ở mức 60%. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp Việt còn lăn tăn và chưa sẵn sàng bước chân vào hành trình chuyển đổi số.

Nhờ tiềm lực công nghệ OCR mạnh mẽ và công nghệ xử lý tiếng Việt xuất sắc nhất thị trường, FPT.AI đã cho ra đời giải pháp FPT.AI Reader, giúp doanh nghiệp Việt nhanh chóng giải quyết bài toán số hóa giấy tờ, tối ưu quy trình hoạt động và chi phí vận hành. Phần mềm ocr FPT.AI Reader được xây dựng trên nền tảng Trí tuệ nhân tạo, có khả năng trích xuất thông tin trên các loại giấy tờ tuỳ thân (CMND/CCCD, Hộ chiếu, Giấy phép lái xe…), hoá đơn chứng từ (hoá đơn điện nước, hoá đơn bán lẻ…), hoặc bất kì loại tài liệu đặc thù nào của doanh nghiệp. Đối với các văn bản đánh máy, sau quá trình đào tạo bằng Học Sâu, FPT.AI Reader cho độ nhận dạng chính xác lên tới 98%.

Phần mềm ocr FPT.AI Reader giúp số hóa tài liệu và các loại giấy tờ, nhận diện thông tin khách hàng nhanh chóng, chính xác hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng, cắt giảm chi phí nhân sự, thời gian nhập liệu và sửa chữa. FPT.AI Reader có thể dễ dàng được tích hợp vào mô hình doanh nghiệp nhờ APIs, đưa chuyển đổi số nằm ngay trong tầm tay doanh nghiệp.

_____________________________

? Trải nghiệm các sản phẩm khác của #FPT_AI tại: https://fpt.ai/vi

? Địa chỉ: Tầng 7, tháp FPT, số 10 Phạm Văn Bạch, quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội

☎ Hotline: 1900 638 399

? Email: [email protected]