Số hóa tài liệu với công nghệ OCR - Đòn bẩy của doanh nghiệp thời Covid-19

1. Số hóa tài liệu với công nghệ OCR là gì?

Số hóa tài liệu với công nghệ OCR là quá trình ứng dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học OCR vào việc chuyển đổi tài liệu file cứng (ảnh chụp, file scan, file PDF…) thành file mềm (file word…) để lưu trữ trên máy tính.

2. Tại sao số hóa tài liệu lại được doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh Covid?

Theo một khảo sát hơn 10 nghìn doanh nghiệp trên cả nước mới đây của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), hơn 87% số doanh nghiệp chịu ảnh hưởng ở mức lớn hoặc hoàn toàn tiêu cực từ đại dịch Covid-19, một gam màu tối của bức tranh kinh tế Việt Nam.

Covid-19 đồng thời đặt ra cho doanh nghiệp những thách thức lớn trong việc chuẩn hóa quy trình làm việc từ xa, nhất là đối với việc quản lý dữ liệu – tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt trong quy trình này có thể kể đến như:

    ? Hạn chế về khả năng tiếp cận với thông tin, dữ liệu: Đối với dữ liệu bản cứng được lưu trữ ở văn phòng, nhân viên không thể tiếp cận, tìm kiếm và truy xuất thông tin từ xa, dẫn đến chậm trễ trong việc xử lý dữ liệu, làm giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

    ? Rủi ro với tài liệu giấy: Khi làm việc tại nhà, nhân viên đối mặt nhiều hơn với các rủi ro như thất lạc, rách hỏng giấy tờ quan trọng. Hơn nữa, dữ liệu không được lưu trữ khoa học theo hệ thống gây khó khăn, mất thời gian trong việc đối soát, chuẩn hóa dữ liệu.

    ? Gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Chi phí mặt bằng và cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng chiếm một phần không nhỏ trong tài chính chung của doanh nghiệp, nhưng dần trở nên đắt đỏ, lãng phí khi nhân viên không tới văn phòng để làm việc do biện pháp cách ly xã hội.

Xuất phát từ những khó khăn trên, việc sử dụng phần mềm số hóa tài liệu với công nghệ OCR đang là một trong những giải pháp ưu việt nhất, giúp các tổ chức và doanh nghiệp giải quyết bài toán “tăng hiệu suất, giảm chi phí” trong thời điểm dịch bệnh khó khăn với các ưu điểm vượt trội như:

    ? Đột phá hiệu suất vận hành: Số hóa dữ liệu sẽ giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, chia sẻ thông tin trên máy tính một cách nhanh chóng, chính xác và khoa học, hạn chế những rủi ro như sai sót thông tin khi nhập liệu bằng tay, thất lạc tài liệu...

    ? Tiết kiệm không gian lưu trữ: Doanh nghiệp có thể giải phóng mặt bằng văn phòng, thu hẹp không gian lưu trữ thông tin từ vài chục mét vuông xuống còn vài byte trên máy tính.

    ? Bảo mật thông tin tối đa: Công nghệ OCR cho phép máy tính trực tiếp trích xuất thông tin khách hàng và lưu trữ trên CRM của doanh nghiệp mà không qua trung gian là đội ngũ nhân viên, từ đó đảm bảo tính riêng tư, bảo mật của dữ liệu. So với bảo mật một cách cơ học, đây chính là phương án lưu trữ các dữ liệu quan trọng một cách an toàn nhất hiện nay.

    ? Tối ưu chi phí cho hoạt động quản lý: Số hóa tài liệu giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, hồ sơ, chi phí máy in, mực in, chi phí mặt bằng, nhân lực…từ đó tăng doanh thu, đưa đến khả năng sinh lời cao hơn.

3. Giải pháp số hóa tài liệu của FPT.AI Reader

Hiện nay, FPT đang là đơn vị tiên phong dẫn đầu trong việc cung cấp các giải pháp số hóa tài liệu uy tín để các doanh nghiệp tự tin chuyển mình với các bước nhảy công nghệ, ngay cả trong giai đoạn dịch bệnh khó khăn.

FPT.AI Reader là ứng dụng nhận dạng và trích xuất chính xác thông tin từ ảnh chụp mẫu của hơn 30 loại văn bản có sẵn (CMND/CCCD, Giấy phép lái xe, Hộ chiếu, Giấy đăng kí kết hôn, Sổ hộ khẩu…) hoặc theo bất kì định dạng văn bản tùy biến (hợp đồng, hóa đơn chứng từ, tài liệu in…).

Với công nghệ Thị giác máy tính (Computer Vision) và Học sâu (Deep Learning), tích hợp những tính năng vượt trội của phần mềm OCR trên nền tảng trí tuệ nhân tạo AI, FPT.AI Reader giúp máy tính có thể thu nhận và tiền xử lý hình ảnh kĩ thuật số đa dạng, các mẫu văn bản và trích xuất thông tin, số hóa tài liệu theo những kết quả mong muốn.

Điều gì tạo nên sự khác biệt của FPT.AI Reader?

    ☑️ Độ chính xác lên tới 98%: Khả năng nhận dạng, bóc tách thông tin của FPT.AI Reader hiện đang dẫn đầu thị trường với độ chính xác gần như tuyệt đối, cho phép doanh nghiệp số hóa văn bản một cách rõ ràng, nhanh chóng với độ bảo mật cao và dễ dàng lưu trữ.

    ☑️ Tốc độ trích xuất tức thì: Ưu điểm vượt trội của công nghệ OCR ở FPT.AI Reader giúp tối đa hóa thời gian nhận dạng các văn bản tài liệu, bóc tách các trường thông tin cần thiết, giúp toàn bộ quá trình trích xuất diễn ra chỉ trong vài giây.

    ☑️ Khả năng tự học: Bằng việc cung cấp cho FPT.AI Reader mẫu văn bản có định dạng nhất định, người dùng có thể tự gán nhãn các trường thông tin cần trích xuất để máy hiểu và trích xuất chính xác các thông tin trên văn bản đó theo nhu cầu của doanh nghiệp.

    ☑️ Giao diện thân thiện với người dùng: Với giao diện “kéo - thả” đơn giản, dễ sử dụng, FPT.AI Reader cho phép người dùng tùy biến mẫu văn bản phù hợp với nhu cầu sử dụng, theo dõi và huấn luyện máy tính…mà không cần kiến thức lập trình.

    ☑️ Triển khai linh hoạt: FPT.AI Reader được tích hợp qua APIs, có thể dễ dàng mở rộng quy mô xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng trên nhu cầu thực tế sử dụng của doanh nghiệp.

Covid-19 đang gây ra những tổn thất lớn cho phần lớn các doanh nghiệp trên thị trường, nhất là những doanh nghiệp đi theo mô hình kinh doanh truyền thống với quy trình quản lý dữ liệu thủ công. Phép thử Covid-19 đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần hoàn thiện nền tảng công nghệ số, bắt đầu từ việc số hóa tài liệu lưu trữ bằng công nghệ OCR - bước đệm vàng cho xu thế chuyển đổi số.

FPT.AI Reader tự hào cung cấp giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu thế công nghệ cho việc số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR tích hợp trí tuệ nhân tạo AI. Đừng để Covid-19 khiến doanh nghiệp nằm ngoài xu thế chuyển đổi số. FPT.AI sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường “thay máu” công nghệ, khác biệt để dẫn đầu.

----------------------------------

? Trải nghiệm các sản phẩm khác của #FPT_AI tại: https://fpt.ai/vi

? Địa chỉ: Tầng 7, tháp FPT, số 10 Phạm Văn Bạch, quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội// Tầng 3 toà Pijico 186 Điện Biên Phủ, Phường 6 Quận 3, TP. HCM. 

☎ Hotline: 1900 638 399

? Email: [email protected]