vi
en
ja
Quy trình “onboarding” – tức tiếp nhận nhân viên mới – tưởng là một thủ tục hành chính đơn giản, nhưng trên thực tế lại tốn không ít thời gian, công sức và dễ sai sót nếu thao tác thủ công. Với mỗi nhân viên mới, bộ phận nhân sự thường phải thực hiện một chuỗi hành động lặp đi lặp lại: tạo hồ sơ, cấp tài khoản email, gửi thông báo đến các bộ phận liên quan, cập nhật hệ thống… Và đó chính là nơi CUAs (Computer-Using Agent) phát huy sức mạnh vượt trội của mình – không chỉ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình, mà còn thao tác y như một nhân viên thật đang ngồi trước màn hình máy tính.
CUA làm gì trong quy trình HR?
Trong quy trình nhân sự – đặc biệt là giai đoạn onboarding nhân viên mới, CUAs (Computer-Using Agents) có thể đảm nhiệm toàn bộ chuỗi công việc hành chính mà trước đây phải do một hoặc nhiều nhân viên HR thực hiện thủ công. Khi một nhân sự mới được tuyển dụng, bộ phận HR thường phải truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự nội bộ (HRMS), đăng nhập, tìm đến mục “New Employee” hoặc “Onboarding”, sau đó điền thủ công từng trường thông tin như họ tên, ngày sinh, vị trí công việc, phòng ban, mã nhân sự, người quản lý trực tiếp, địa điểm làm việc, và ngày bắt đầu công việc. Với CUA, tất cả những bước này có thể được tự động thực hiện qua thao tác trực tiếp trên giao diện hệ thống, hoàn toàn không cần can thiệp vào backend hay sử dụng API.
Sau khi hoàn tất hồ sơ trong hệ thống nhân sự, CUA sẽ chuyển sang một hệ thống khác – ví dụ như hệ thống cấp tài khoản email hoặc cổng SSO nội bộ. Nó sẽ tiếp tục đăng nhập, tạo tài khoản người dùng mới với đúng định dạng email theo chuẩn doanh nghiệp, cài đặt mật khẩu mặc định, và phân quyền truy cập theo phòng ban hoặc cấp bậc. Không chỉ dừng lại ở đó, CUA còn có thể mở ứng dụng email hoặc công cụ gửi thông báo nội bộ để soạn thảo và gửi một email xác nhận đến nhân viên mới (chứa thông tin tài khoản, hướng dẫn đăng nhập), đồng thời gửi thêm các thông báo tự động đến các phòng ban liên quan như quản lý trực tiếp, bộ phận IT (để chuẩn bị thiết bị làm việc), hoặc admin văn phòng (để hỗ trợ bàn làm việc, thẻ ra vào, v.v.).
Điểm nổi bật ở đây là: CUAs thao tác tất cả những hành vi này giống hệt một nhân viên hành chính, thông qua việc quan sát màn hình, xác định vị trí các nút và biểu mẫu, tự gõ thông tin, chọn mục, nhấn “Save”, chuyển tab, chờ phản hồi, rồi đi tiếp đến bước kế tiếp. Nó không chạy script cứng như RPA, cũng không yêu cầu tích hợp API. Thay vào đó, nó “thấy – hiểu – làm” trên nền giao diện có sẵn. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường doanh nghiệp nơi có nhiều hệ thống cũ, không có tài liệu kỹ thuật đầy đủ, hoặc giao diện liên tục thay đổi nhẹ theo từng phiên bản.
Việc CUA có thể thao tác trên nhiều hệ thống khác nhau trong cùng một quy trình HR khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để xử lý các luồng công việc phức tạp nhưng lặp lại, đòi hỏi tính chính xác cao, và có sự phối hợp liên bộ phận. Nhân sự không còn cần phải nhớ chính xác từng bước hay mất thời gian làm việc với nhiều tab hệ thống – CUA có thể thay họ thực hiện những thao tác đó một cách nhanh gọn, ổn định và chính xác tuyệt đối. Trong thời đại mà tính hiệu quả và trải nghiệm nhân viên ngày càng được ưu tiên, việc để AI như CUA xử lý các công việc hành chính lặp đi lặp lại sẽ giúp bộ phận HR tập trung hơn vào chiến lược nhân lực, phát triển con người và giữ chân tài năng – thay vì “chạy quy trình” đơn thuần như trước.
CUA hoạt động ra sao?
CUA (Computer-Using Agent) hoạt động dựa trên một chu trình thông minh, mô phỏng cách con người nhìn, suy nghĩ và thao tác với máy tính. Khi được giao một nhiệm vụ, CUA bắt đầu bằng bước đầu tiên: quan sát giao diện. Nó chụp ảnh màn hình hiện tại của máy tính, sau đó sử dụng công nghệ thị giác máy tính (computer vision) để phân tích các yếu tố hiển thị – như nút bấm, ô nhập liệu, menu, bảng thông tin, biểu tượng… giống như cách một nhân viên đang nhìn vào màn hình để xác định mình đang ở đâu và cần làm gì.
Tiếp theo, CUA suy luận dựa trên bối cảnh đã quan sát được và mục tiêu được giao. Nó sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) cùng kỹ thuật lập kế hoạch đa bước (multi-step planning) để xác định chính xác chuỗi hành động cần thực hiện. Ví dụ, nếu được yêu cầu tạo một hồ sơ nhân viên mới, CUA sẽ tự suy luận rằng mình cần click vào nút “Tạo mới”, điền các trường thông tin, chọn phòng ban, lưu lại, sau đó gửi thông báo hoặc chuyển sang hệ thống tiếp theo. Nếu trong quá trình làm phát sinh lỗi (như popup báo thiếu thông tin hoặc trang chuyển hướng bất ngờ), CUA có thể tự điều chỉnh kế hoạch hành động, tìm phương án thay thế phù hợp hoặc quay lại bước trước để xử lý lại.
Sau khi đã lập kế hoạch, CUA bước vào giai đoạn hành động, tức là thực hiện các thao tác chuột và bàn phím như click, gõ văn bản, cuộn trang, chuyển tab, nhập dữ liệu, chọn danh sách thả xuống… giống hệt như một người dùng thật đang tương tác với hệ thống. Đặc biệt, sau mỗi hành động, CUA sẽ tiếp tục quan sát lại giao diện để kiểm tra phản hồi từ hệ thống, xác định xem bước vừa thực hiện đã thành công chưa, và nếu cần thì thực hiện bước tiếp theo hoặc điều chỉnh lộ trình xử lý.
Toàn bộ quá trình này diễn ra theo chu trình lặp lại: Quan sát (Perception) → Suy luận (Reasoning) → Hành động (Action). Đây chính là điểm tạo nên sự khác biệt của CUA so với RPA truyền thống – thay vì chỉ chạy theo một kịch bản cố định, CUA có khả năng tự thích ứng, phản xạ theo ngữ cảnh và điều chỉnh thông minh theo diễn biến thực tế. Điều này giúp CUA hoạt động hiệu quả trong môi trường có nhiều thay đổi, giao diện không cố định, dữ liệu không cấu trúc hoặc nhiều hệ thống chéo nhau – những tình huống mà chỉ có con người hoặc AI đủ linh hoạt mới có thể xử lý tốt.
Lợi ích của CUA mang lại cho phòng Nhân sự
Việc ứng dụng CUA (Computer-Using Agent) vào quy trình nhân sự, đặc biệt là các tác vụ hành chính lặp đi lặp lại như onboarding, cập nhật hồ sơ, cấp tài khoản truy cập hay gửi thông báo nội bộ, mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho phòng nhân sự – không chỉ ở khía cạnh năng suất mà còn ở chiều sâu vận hành và chiến lược nhân lực. Trước hết, lợi ích dễ thấy nhất là tiết kiệm thời gian. Những công việc thủ công vốn mất 15–30 phút cho mỗi nhân viên mới, giờ đây chỉ còn chưa đến vài phút thao tác hoàn toàn tự động. Với quy mô doanh nghiệp lớn, việc giảm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng là hoàn toàn khả thi, giúp tinh giản khối lượng công việc mà không cần tăng nhân sự.
Bên cạnh yếu tố tốc độ, CUA còn giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao tính nhất quán trong dữ liệu. Trong các hệ thống HRMS, việc nhập thiếu thông tin, gõ sai định dạng hoặc quên một bước nào đó trong quy trình onboarding là chuyện thường xảy ra nếu làm bằng tay. Nhưng với CUA, mọi thao tác được thực hiện chính xác theo quy trình chuẩn, không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, mệt mỏi hay áp lực thời gian như con người. Điều này giúp dữ liệu nhân sự đồng bộ, chuẩn hóa và sẵn sàng cho các hệ thống phân tích phía sau, từ quản lý hiệu suất đến đánh giá nhân tài.
Một lợi ích quan trọng khác – và mang tính chiến lược hơn – là giải phóng thời gian và năng lượng của chuyên viên HR khỏi những việc lặp lại, để họ có thể tập trung vào các hoạt động giá trị cao hơn. Thay vì ngồi nhập từng dòng thông tin và gửi từng email thủ công, nhân viên nhân sự giờ có thể dành thời gian cho các cuộc trò chuyện 1:1 với ứng viên tiềm năng, xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, tư vấn cho quản lý cấp trung về văn hóa doanh nghiệp, hay triển khai các chiến dịch giữ chân nhân tài. Đây chính là chuyển dịch vai trò từ “hành chính nhân sự” sang “quản trị nhân sự” – một xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên hiện đại.
Không những vậy, CUA còn đóng vai trò như cầu nối giữa các hệ thống không đồng nhất trong doanh nghiệp. Nhiều phòng HR hiện đang phải thao tác cùng lúc với nhiều phần mềm: một hệ thống quản lý nhân sự, một hệ thống cấp email, một hệ thống quản lý tài sản hoặc cổng thông tin nhân viên… và không phải tất cả đều có API để tích hợp. Với CUA, không cần viết thêm mã hay thiết kế tích hợp phức tạp – chỉ cần có giao diện là agent có thể thao tác như người thật, đảm bảo mọi quy trình liên thông xuyên suốt mà không phá vỡ cấu trúc hệ thống hiện tại.
Cuối cùng, CUA còn góp phần cải thiện trải nghiệm nhân sự nội bộ. Khi một nhân viên mới được tiếp nhận một cách mượt mà – có tài khoản, email, thông tin hệ thống, thiết bị làm việc đầy đủ và thư chào mừng ngay từ ngày đầu tiên – họ sẽ có cảm nhận tích cực hơn về tính chuyên nghiệp và sự quan tâm của tổ chức. Trải nghiệm tốt từ bước đầu này có ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ giữ chân nhân sự trong 90 ngày đầu tiên – giai đoạn rất dễ xảy ra “rời đi sớm”.
Việc đưa CUA vào phòng nhân sự không chỉ là tối ưu vận hành, mà còn là một bước tiến lớn giúp chuyển hóa vai trò HR: từ người chạy quy trình, trở thành người kiến tạo trải nghiệm, thúc đẩy chiến lược con người và nâng tầm văn hóa doanh nghiệp bằng sự hỗ trợ thông minh từ AI.
Tại sao dùng CUA mà không dùng RPA hay API?
RPA truyền thống chỉ chạy được nếu quy trình cố định và giao diện không thay đổi. Nhưng trong môi trường thật, đôi khi chỉ một dòng chữ trên nút đổi từ “Tạo mới” thành “Thêm mới”, hoặc thêm một trường phụ, RPA sẽ “gãy”. API thì đòi hỏi chi phí tích hợp cao, mất thời gian và phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. CUA thì khác. Nó nhìn thấy như con người, hiểu mục tiêu như con người, và thao tác bằng chính đôi “tay số” của nó. Dù giao diện có thay đổi nhẹ, popup có xuất hiện, CUA vẫn thích ứng – đó là sự linh hoạt mà doanh nghiệp hiện đại đang rất cần.
CUA không chỉ là công cụ tự động hóa. Nó là “nhân viên AI” đầu tiên có thể thực hiện công việc giống như một đồng nghiệp thật trong phòng HR. Nhờ khả năng nhìn – hiểu – thao tác – điều chỉnh, CUA đang giúp các doanh nghiệp giải quyết một trong những quy trình lặp lại nhiều nhất, tốn thời gian nhất – mà lại thường bị đánh giá thấp về giá trị: onboarding nhân sự. Và đây mới chỉ là điểm bắt đầu. Những “đồng nghiệp AI” như CUA sắp tới sẽ tham gia sâu hơn vào các quy trình nhân sự – từ cập nhật hồ sơ, quản lý nghỉ phép, đến hỗ trợ phân tích năng lực, thậm chí gợi ý kế hoạch giữ chân nhân tài. Khi AI không chỉ hỗ trợ, mà thật sự làm việc, chúng ta sẽ phải định nghĩa lại cách vận hành tổ chức – và cách con người cộng tác với máy móc.