Công nghệ OCR là gì? Cơ chế hoạt động & Ứng dụng của OCR

Bạn lo ngại hạn chế về khả năng tiếp cận dữ liệu tài liệu từ xa hoặc cần bảo tồn các tài liệu giấy quan trọng khỏi các hư hỏng theo thời gian? Giải pháp của vấn đề này là số hóa dữ liệu với OCR(Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học), một công nghệ cho phép chuyển đổi hình ảnh của văn bản viết tay hoặc in ấn thành dữ liệu số hóa. Vậy OCR là gì? Cùng FPT.AI tìm hiểu cách công nghệ OCR giúp MB Bank và GRAB số hóa thành công.

Công nghệ OCR là gì?

Công nghệ ORC (Nhận dạng ký tự quang học) là là công nghệ chuyển đổi hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ in thành văn bản số hóa. Một ví dụ dễ hiểu về OCR là khi bạn chụp ảnh một bảng thực đơn tại nhà hàng. Ban đầu, ảnh đó chỉ là một bức hình với chữ viết mà máy tính không thể “hiểu”.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng OCR, nó sẽ “đọc” và chuyển đổi chữ trong hình ảnh thành văn bản mà bạn có thể sao chép, tìm kiếm hoặc chỉnh sửa như một tài liệu thông thường. Tức là, bạn sẽ có thể sao chép tên món ăn và giá cả từ ảnh thực đơn để thêm vào một bảng tính mà không cần phải gõ lại từng chữ.

Quy trình này không chỉ đảm bảo độ chính xác mà còn tối ưu hóa việc lưu trữ và truy xuất thông tin, đáp ứng nhu cầu số hóa hiệu quả của doanh nghiệp.

>>> ĐỌC NGAY: Ứng dụng Computer Vision của máy tính trong lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng

Phần mềm OCR có những loại nào?

Phần mềm OCR có nhiều loại hình khác nhau, phục vụ đa dạng nhu cầu số hóa trong nhiều lĩnh vực. Dưới đây là mô tả chi tiết của các loại phần mềm OCR phổ biến :

• Phần mềm nhận dạng ký tự quang học đơn giản: Công cụ OCR sử dụng thuật toán so khớp mẫu để so sánh từng ký tự của hình ảnh văn bản với cơ sở dữ liệu nội bộ (nhận dạng từ quang học). Nhược điểm của giải pháp là không thể lưu trữ tất cả trong cơ sở dữ liệu
• Phần mềm nhận dạng ký tự thông minh: Hệ thống sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự thông minh (ICR) và phần mềm máy học để đọc văn bản giống như con người. Trong hệ thống này, một mạng nơ-ron sẽ phân tích văn bản qua nhiều cấp độ, xử lý hình ảnh lặp đi lặp lại. Hệ thống sẽ tìm kiếm các thuộc tính hình ảnh như nét cong, nét thẳng và nét vòng, sau đó kết hợp kết quả để đưa ra kết luận cuối cùng. Mặc dù xử lý từng ký tự, toàn bộ quá trình này vẫn diễn ra nhanh chóng (chỉ trong vài giây).
• Nhận dạng từ thông minh: Hệ thống nhận dạng từ thông minh hoạt động tương tự như hệ thống nhận dạng ký tự thông minh (ICR). Tuy nhiên, thay vì chỉ xử lý từng ký tự, nó phân tích toàn bộ hình ảnh của một từ. Bằng cách này, hệ thống có thể nhận diện cấu trúc và ngữ nghĩa của từ, giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong việc nhận diện văn bản.
• Nhận dạng ký hiệu quang học: Phần mềm OCR này tập trung vào việc nhận diện xác định logo, hình mờ và các biểu tượng văn bản khác trong tài liệu.

>>> XEM THÊM: Nhận dạng chữ viết tay bằng công nghệ OCR với FPT AI Read

Lợi ích của OCR trong số hóa tài liệu cho các doanh nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian: Công nghệ OCR giảm đáng kể thời gian nhập liệu xuống chỉ còn 2-3 giây, nhanh hơn gấp 50-60 lần so với quy trình thủ công. Tài liệu được số hóa nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất thông tin, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp.

2. Giảm chi phí: Công nghệ OCR cắt giảm giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động.

3. Quản lý công việc tốt hơn: Công nghệ OCR giúp nhân viên không phải dành thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán để tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có mức độ chuyên sâu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Cải tiến quy trình kinh doanh: Quy trình thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, làm gián đoạn luồng công việc và gây phiền phức cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Với OCR, việc nhập liệu, trích xuất và xử lý thông tin trở nên chính xác và nhanh chóng, tạo nên một quy trình làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp và liền mạch.

5. Bảo mật tài liệu: Tài liệu sau khi xử lý bằng công nghệ OCR được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu mã hóa, với các quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ 24/7. Mọi thay đổi đều được ghi lại, đảm bảo tính minh bạch và an toàn tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro mất mát hoặc vi phạm dữ liệu quan trọng.

6. Không còn vấn đề về lưu trữ: Tủ hồ sơ khổng lồ hay phòng lưu trữ thông tin chứa hàng tấn các loại giấy tờ, hộp, kệ đựng… chiếm quá nhiều diện tích. Một kho dữ liệu kĩ thuật số lưu trữ các tài liệu được xử lý vởi OCR sẽ giúp bạn tiết kiệm được không gian cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp.

7. Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhờ công nghệ OCR, các nhân viên trực tổng đài chỉ mất vài giây để tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, địa chỉ, gói dịch vụ đang sử dụng… Khi biết được khách hàng gọi đến cho mình là ai, giới tính là gì, các nhân viên tư vấn sẽ có lời chào và cách xưng hô hợp lý, gây được thiện cảm với khách hàng, tạo cảm giác thân thiết, gần gũi.

>>> ĐỌC THÊM: Tương Lai Của Công Nghệ OCR AI Song Hành Cùng AI

Những ứng dụng thực tiễn của công nghệ OCR

Công nghệ OCR đã mở ra vô vàn bước tiến lớn trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Dưới đây là 5 ứng dụng nổi bật của công nghệ này:

Hỗ trợ cuộc sống của người già và người khiếm thị

Vào thập niên 1970, công ty Kurzweil Computer Products Inc của Mỹ đã phát triển hệ thống phông chữ Omni – phông chữ mà phần mềm OCR có thể nhận diện được. Công nghệ OCR sau đó được kết hợp với công nghệ tổng hợp giọng nói, cho phép máy không chỉ nhận dạng mà còn đọc to văn bản thành tiếng. Điều này giúp người già và người khiếm thị dễ dàng tiếp cận thông tin từ sách, báo, nâng cao chất lượng cuộc sống.

Sắp xếp tài liệu trong các công ty luật và tòa án

Trong các vụ án, số lượng tài liệu pháp lý và hồ sơ thường rất lớn và phức tạp. Để không bỏ sót chi tiết quan trọng nào, luật sư thường mất nhiều thời gian để sắp xếp và tra cứu tài liệu.

Với sự hỗ trợ của phần mềm OCR tiếng Việt, luật sư có thể nhanh chóng số hóa toàn bộ văn bản và tài liệu, dễ dàng tìm kiếm thông tin bằng từ khóa, ngày tháng hoặc tên tệp một cách tiện lợi và khoa học. Nhờ đó, họ không cần thuê nhiều trợ lý để xử lý các công việc thủ công mà vẫn đảm bảo kiểm soát tốt mọi nhiệm vụ.

Bảo tồn các văn bản có giá trị

Các thư viện cổ, trung tâm văn hóa lịch sử và viện bảo tàng thường lưu trữ số lượng lớn các bản thảo, tài liệu, hồi ký quý giá. Tuy nhiên, việc bảo quản chúng rất phức tạp do dễ bị mối mọt và hư hại theo thời gian. Nhập liệu thủ công những văn bản này là một nhiệm vụ đầy thách thức, có thể kéo dài hàng chục năm.

Nhờ sự phát triển của công nghệ OCR, tài liệu quan trọng được số hóa, chuyển từ bản giấy sang file mềm, giúp việc lưu trữ và bảo tồn di sản văn hóa trở nên dễ dàng và bền vững hơn.

>>> XEM THÊM: Số Hóa Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Với FPT AI Read

Nhận dạng cá nhân

Khi đăng ký mở tài khoản ngân hàng, thẻ thành viên hoặc thực hiện các thủ tục cần xác minh danh tính, bạn phải cung cấp thông tin cá nhân đầy đủ và chính xác cho bên cung cấp dịch vụ. Việc điền tờ khai thường tốn thời gian, đôi khi còn xảy ra sai sót nhập liệu, gây rắc rối về sau.

Tuy nhiên, với công nghệ OCR, các loại giấy tờ như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, bằng lái xe có thể được quét và xử lý nhanh chóng tại các văn phòng công chứng, sân bay hay cơ quan chức năng. OCR đảm bảo nhận dạng chính xác gần như tuyệt đối với giấy tờ có ít ký tự, giảm thiểu lỗi nhập liệu, lưu trữ và truy xuất thông tin cá nhân một cách thuận tiện, nhanh chóng.

Xử lý hóa đơn và chứng từ

Các cơ quan, tổ chức thường có khối lượng lớn tài liệu, giấy tờ với nhiều định dạng khác nhau như văn bản in, viết tay, file PDF, JPG,… Việc nhập liệu thủ công vào hệ thống không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao.

Công nghệ OCF giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp, chuyển đổi và liên kết dữ liệu với các nền tảng khác như email, fax hoặc hệ thống EDI truyền thống, tăng hiệu quả và giảm sai sót.

Tại sao FPT AI Read là phần mềm OCR tốt nhất trên thị trường hiện nay

FPT AI Read là ứng dụng nhận dạng và trích xuất chính xác nội dung từ ảnh chụp mẫu văn bản có sẵn (giấy tờ cá nhân, hóa đơn), hoặc theo bất kì định dạng văn bản nào (hợp đồng, chứng từ,…). Với các ảnh chụp văn bản đánh máy hoặc chữ vi tính, sản phẩm FPT AI Read cho kết quả trích xuất thông tin chính xác lên đến 98% trong khoảng thời gian chỉ 1 giây.

Phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ này cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất nội dung với hơn 30 loại Giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân/chứng minh thư quân đội, giấy phép lái xe, hộ chiếu… Đối với các loại giấy tờ có tính chất đặc thù riêng theo từng nhóm ngành như Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm, người dùng hoàn toàn có thể tự xây dựng mô hình nhận dạng và trích xuất riêng cho từng loại giấy tờ đó.

Điểm ưu việt của FPT AI Read so với các phần mềm OCR khác trên thị trường:

✅ 1. Trích xuất được nhiều loại giấy tờ

✅ 2. Tỉ lệ chính xác cao nhất trên thị trường hiện nay, lên đến 98%

✅ 3. Giao diện sử dụng đơn giản, người dùng không cần có kiến thức về lập trình vẫn có thể sử dụng được.

✅ 4. Tùy biến được nhiều loại giấy tờ có form với khả năng tự training mô hình. Người dùng có thể tự gán nhãn dữ liệu (labelling) với từng trường thông tin cần nhận dạng & trích xuất.

✅ 5. Khách hàng có thể chủ động kết nối và sử dụng dữ liệu trích xuất thông qua API

Bằng cách nào MB Bank, Bảo hiểm AIA và Grab số hóa thành công nhờ FPT AI Read?

Tại MB Bank, khi ra mắt gói sản phẩm MB Family vào năm 2020, ngân hàng phải đối mặt với thách thức lớn trong việc xử lý khối lượng hồ sơ đăng ký. MB Bank đã sử dụng FPT AI Read – Giải pháp xử lý tài liệu thông minh ứng dụng Công nghệ OCR để tự động trích xuất dữ liệu từ các giấy tờ như chứng minh thư, hộ khẩu và giấy khai sinh, xử lý hồ sơ khách hàng, định danh khách hàng điện tử (eKYC),…

FPT AI Read không chỉ giúp ngân hàng xử lý khoảng 5.000 yêu cầu mỗi ngày mà còn đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao trong việc nhập liệu, giảm tải cho nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Với Bảo hiểm AIA, trước đây, nhân viên phải mất từ 3-4 phút để nhập thông tin từ các tài liệu như giấy ra viện, đơn thuốc và hóa đơn viện phí. Nhờ vào công nghệ OCR, thời gian này đã được rút ngắn xuống còn 0,5 – 1 giây mỗi ảnh, với độ chính xác của thông tin lên đến 95%.

FPT AI Read đã giảm bớt khối lượng công việc và chi phí vận hành cho công ty, đồng thời mang đến dịch vụ bồi thường bảo hiểm nhanh chóng, tiện lợi hơn cho khách hàng.

Grab, với quy mô hoạt động trải rộng khắp Đông Nam Á, đã áp dụng FPT AI Read trong quy trình định danh tài xế. Trước đây, việc nhập thủ công thông tin cá nhân mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Nhờ ứng dụng giải pháp tích hợp công nghệ OCR, Grab đã rút ngắn quy trình định danh xuống chỉ còn vài giây, mang lại sự tiện lợi cho tài xế và tăng cường trải nghiệm người dùng.

Các câu hỏi thường gặp khác về công nghệ OCR

OCR là viết tắt của từ gì?

OCR là viết tắt của “Optical Character Recognition” (Nhận dạng Ký tự Quang học). Công nghệ OCR đã giúp nhiều doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu xuống chỉ còn vài giây.

Phần mềm OCR tiếng Việt có gì đặc biệt và có thể ứng dụng vào đâu?

Phần mềm OCR tiếng Việt được thiết kế để xử lý các đặc điểm phức tạp của tiếng Việt như dấu thanh và chữ ghép. Phần mềm này có thể nhận dạng chính xác văn bản từ tài liệu đánh máy và viết tay, hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam trong việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ hóa đơn, hợp đồng, chứng minh thư, hộ chiếu, tài liệu pháp lý một cách dễ dàng.

Công nghệ OCR tiếng Việt bảo mật dữ liệu như thế nào?

Sau khi số hóa tài liệu, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu mã hóa. Điều này không chỉ hạn chế truy cập trái phép mà còn lưu lại lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật vượt trội so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống.

Với những thành công đã đạt được, có thể khẳng định rằng công nghệ OCR sẽ tiếp tục là một phần không thể thiếu trong lộ trình số hóa của nhiều tổ chức trong tương lai. Để được tư vấn chi tiết và tùy chỉnh giải pháp công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay FPT AI qua số Hotline: 1900 638 399 hoặc truy cập FPT.AI để được hỗ trợ sớm nhất nhé!

>>> ĐỪNG BỎ LỠ CÁC CÔNG NGHỆ AI KHÁC:

• AGI là gì? Liệu siêu trí tuệ AGI có thể thay thế và kiểm soát con người?
• NLP là gì? Ứng dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên trong tiếng Việt