RPA là gì? Cách hoạt động và ứng dụng RPA trong doanh nghiệp

Trong hành trình chuyển đổi số, RPA (Robotic Process Automation) giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm công việc thủ công và tối ưu hiệu quả vận hành. Công nghệ này đang được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, bán lẻ và y tế. Cùng FPT.AI tìm hiểu RPA là gì, cách hoạt động và những ứng dụng nổi bật trong thực tế!

RPA là gì? 

RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm, giúp thay thế con người thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại và có cấu trúc rõ ràng. Đối với tài liệu dạng ảnh hoặc bản quét, RPA có thể kết hợp với công nghệ OCR để nhận dạng và trích xuất thông tin, phục vụ các bước xử lý tiếp theo trong quy trình tự động hóa..

Các bot RPA hoạt động dựa trên quy tắc và tương tác với các ứng dụng để tự động thực hiện quy trình, từ đó giảm công việc thủ công và tối ưu nguồn lực. Với những trường hợp phức tạp, ngoại lệ hoặc phát sinh lỗi, con người vẫn có thể tham gia xử lý.

Robotic Process Automation hoạt động như thế nào?

Nhiều đơn vị muốn biết hệ thống RPA hoạt động như thế nào trước khi quyết định đầu tư. Các phần mềm Robotic Process Automation vận hành dựa trên những nguyên lý cốt lõi rất logic và rõ ràng. Dưới đây là cách thức mà hệ thống tự động hóa xử lý công việc hàng ngày.

• Thu thập và xử lý dữ liệu: Hệ thống trích xuất thông tin từ nhiều định dạng tài liệu đa dạng khác nhau. Sau đó, công cụ sẽ chuyển đổi dữ liệu thành các cấu trúc chuẩn để dễ dàng phân tích.
• Mô phỏng thao tác của con người: Hệ thống thực hiện các thao tác như click chuột, gõ phím và sao chép dữ liệu. Chúng tương tác trực tiếp với giao diện người dùng của các ứng dụng có sẵn trên máy tính.
• Tự động hóa: Quá trình vận hành diễn ra liên tục theo các bộ quy tắc logic được cài đặt. Hệ thống không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào từ nhân sự phòng ban nghiệp vụ.
• Giám sát và báo cáo: Phần mềm ghi lại toàn bộ lịch sử hoạt động để quản lý tiện theo dõi. Doanh nghiệp có thể xuất báo cáo đánh giá hiệu suất hệ thống một cách nhanh chóng.

Các loại RPA phổ biến hiện nay

Thị trường hiện nay cung cấp nhiều loại công cụ tự động hóa vô cùng đa dạng. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn các loại rpa phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc chọn đúng mô hình sẽ quyết định sự thành công của dự án chuyển đổi số.

• Robot có giám sát (Attended RPA): Hệ thống hoạt động cùng lúc với nhân viên trên cùng một thiết bị máy trạm. Chúng hỗ trợ xử lý các phân đoạn công việc khi có lệnh kích hoạt từ người dùng.
• Robot không giám sát (Unattended RPA): Hệ thống chạy độc lập trên máy chủ mà không cần con người trực tiếp can thiệp. Chúng tự động thực hiện toàn bộ quy trình theo lịch trình đã được thiết lập sẵn.
• Robot linh hoạt (Hybrid RPA): Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa mô hình có giám sát và không giám sát. Giải pháp này mang lại khả năng xử lý các quy trình nghiệp vụ phức tạp từ đầu đến cuối.

Các bước thực hiện Robotic Process Automation

Một quy trình triển khai rpa thành công đòi hỏi sự chuẩn bị vô cùng kỹ lưỡng từ ban quản trị. Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước thực hiện tuần tự và mang tính khoa học cao.

• Khảo sát và đánh giá: Xác định các quy trình làm việc thủ công đang tiêu tốn nhiều thời gian của nhân sự.
• Thiết kế giải pháp: Xây dựng luồng công việc chi tiết và lựa chọn công cụ nền tảng công nghệ phù hợp.
• Lập trình và cấu hình: Đội ngũ kỹ thuật tiến hành cài đặt thông số cho hệ thống theo kịch bản thống nhất.
• Kiểm thử hệ thống: Chạy thử nghiệm quy trình để phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời các thông số.
• Triển khai thực tế: Đưa hệ thống vào vận hành chính thức trong môi trường làm việc thực tế của doanh nghiệp.
• Giám sát và duy trì: Liên tục theo dõi hiệu suất phần mềm và cập nhật kịch bản khi có sự thay đổi.

RPA và Artificial Intelligence (AI) khác nhau như thế nào?

Mặc dù đều được ứng dụng để tự động hóa công việc, Robotic Process Automation (RPA) và Artificial Intelligence (AI) khác nhau về cơ chế hoạt động và khả năng xử lý thông tin.

RPA tập trung tự động hóa các quy trình dựa trên quy tắc (rule-based), trong khi AI sử dụng các phương pháp như Machine Learning, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thị giác máy tính để phân tích dữ liệu, nhận diện mẫu và hỗ trợ đưa ra quyết định.

Thay vì hoạt động độc lập, RPA và AI có thể được kết hợp để xây dựng quy trình tự động hóa toàn diện hơn. AI đảm nhận việc phân tích và xử lý thông tin, bao gồm cả dữ liệu phi cấu trúc, trong khi RPA tự động thực hiện các thao tác dựa trên kết quả xử lý đó.

>>> Tìm hiểu thêm: RPA vs AI Agents -Liệu RPA có còn phù hợp trong thời đại AI?

Giải pháp tự động hóa RPA kết hợp AI trong hệ sinh thái FPT

Trong kỷ nguyên số, việc kết hợp linh hoạt các công nghệ mới là xu hướng kinh doanh tất yếu. Các tổ chức có thể thiết kế kiến trúc công nghệ tùy theo bài toán nghiệp vụ cụ thể. Dưới đây là các giải pháp công nghệ nổi bật trong hệ sinh thái của tập đoàn FPT.

• FPT AI Read: Công cụ này có khả năng nhận dạng và trích xuất thông tin tài liệu cực kỳ chuẩn xác. Dữ liệu sau khi được chuẩn hóa sẽ làm input đầu vào cho các workflow tự động hóa tiếp theo.
• FPT AI eKYC: Đây là giải pháp hỗ trợ định danh và xác thực danh tính khách hàng trực tuyến nhanh chóng. Hệ thống này vô cùng hữu ích trong các quy trình onboarding số của đa số các doanh nghiệp.
• FPT AI Agents: Công cụ này bổ sung một lớp trợ lý ảo thông minh cho các luồng xử lý thông tin phức tạp. Chúng hỗ trợ người dùng tương tác, suy luận logic và điều phối công việc linh hoạt hơn.

Các sản phẩm trên không bắt buộc phải luôn tích hợp sẵn thành một khối hệ thống cứng nhắc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp các tùy chọn dựa trên nhu cầu thực tế của nội bộ. Khách hàng hãy liên hệ trực tiếp với FPT.AI hoặc akaBot ngay trong ngày hôm nay. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn bài toán tự động hóa phù hợp.

Lợi ích của RPA

Robotic Process Automation (RPA) giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp lại và tối ưu vận hành. Một số lợi ích chính gồm:

• Dễ triển khai: Nhiều nền tảng hỗ trợ kéo – thả, giảm nhu cầu lập trình.
• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa tác vụ thủ công, giúp tối ưu nguồn lực.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Xử lý yêu cầu nhanh và liên tục.
• Tăng năng suất nhân viên: Giảm công việc lặp lại để tập trung vào nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
• Giảm sai sót: Bot thực hiện theo quy tắc định sẵn, hỗ trợ kiểm soát và tuân thủ.
• Tận dụng hệ thống hiện có: RPA có thể thao tác trên giao diện ứng dụng mà không yêu cầu tích hợp sâu.

Thách thức khi ứng dụng RPA trong thực tiễn

Bên cạnh những lợi ích về tự động hóa và tối ưu vận hành, triển khai RPA trong doanh nghiệp vẫn tồn tại một số thách thức cần cân nhắc:

• Thay đổi văn hóa tổ chức: RPA có thể làm thay đổi vai trò và cách thức làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo, nâng cao kỹ năng và xây dựng văn hóa học hỏi để đội ngũ thích nghi với quy trình tự động hóa.
• Khó khăn khi mở rộng quy mô: Triển khai một vài bot tương đối đơn giản, nhưng khi số lượng bot và quy trình tăng lên, việc quản lý, bảo trì và cập nhật trở nên phức tạp hơn. Những thay đổi về quy trình nội bộ, ứng dụng hoặc quy định cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bot.

Ứng dụng của Robotic Process Automation

RPA được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực để tự động hóa các tác vụ lặp lại và tối ưu quy trình vận hành. Một số ứng dụng phổ biến gồm:

• Ngân hàng và tài chính: Tự động hóa mở tài khoản, nhập liệu, xử lý yêu cầu khách hàng. Khi kết hợp với công nghệ phát hiện gian lận (Fraud Detection), RPA có thể hỗ trợ xử lý cảnh báo và chuyển các giao dịch đáng ngờ để kiểm tra.
• Bảo hiểm: Hỗ trợ xử lý yêu cầu bồi thường, quản lý hợp đồng, kiểm tra tuân thủ và đánh giá hồ sơ.
• Bán lẻ: Ứng dụng trong quản lý kho, đơn hàng, dữ liệu khách hàng, xử lý phản hồi và phát hiện gian lận.
• Chăm sóc sức khỏe: Hỗ trợ quản lý thông tin, đơn thuốc, yêu cầu bảo hiểm, thanh toán và các tác vụ hành chính.

Những lưu ý khi áp dụng RPA

Để dự án tự động hóa thành công, các đơn vị cần nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà quản lý doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm:

• Chọn quy trình phù hợp: Ưu tiên số hóa các công việc có tính lặp lại cao và sở hữu quy tắc logic rõ ràng.
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu: Thiết lập phân quyền truy cập cực kỳ chặt chẽ để bảo vệ an toàn cho thông tin nội bộ.
• Lập kế hoạch và đào tạo: Chuẩn bị lộ trình triển khai chi tiết và hướng dẫn nhân sự cách tương tác với hệ thống.
• Giám sát và bảo trì: Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động để duy trì tính ổn định lâu dài của phần mềm.
• Quản lý sự thay đổi: Chuẩn bị sẵn các phương án cập nhật kịch bản khi quy trình kinh doanh nội bộ bị thay đổi.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các hướng dẫn của Microsoft về xây dựng và quản trị quy trình tự động hóa để xác định những vấn đề cần kiểm soát trong quá trình vận hành hệ thống.

Lời kết

Tóm lại, Robotic Process Automation (RPA) đã và đang chứng minh vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Với khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả, RPA không chỉ giải phóng nguồn lực mà còn mở ra những cơ hội mới cho sự sáng tạo và chiến lược. 

Để đẩy mạnh tự động hóa và nâng cao hiệu quả vận hành, doanh nghiệp có thể kết hợp RPA với các giải pháp AI của FPT.AI. Hệ sinh thái AI hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình như chăm sóc khách hàng, xử lý tài liệu, nhận diện giọng nói và định danh điện tử, góp phần giảm tải tác vụ thủ công và thúc đẩy chuyển đổi số.