vi
en
Trong thời đại chuyển đổi số, tự động hóa quy trình ngày càng trở thành yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao năng lực cạnh tranh. Một trong những công nghệ nổi bật đang dẫn đầu xu hướng này là Robotic Process Automation (RPA).
Đây là giải pháp tự động hóa thông minh, mang đến khả năng thực hiện nhanh chóng các tác vụ lặp đi lặp lại mà trước đây đòi hỏi sự can thiệp của con người. Vậy RPA hoạt động như thế nào, và những ứng dụng thực tiễn của nó đã tạo ra những thay đổi gì trong các lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, bán lẻ và chăm sóc sức khỏe? Hãy cùng FPT.AI khám phá!
RPA là gì?
Robotic Process Automation (RPA), tạm dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot, là công nghệ tự động hóa thông minh, kết hợp giữa APIs và tương tác giao diện người dùng (User Interface – UI) để thực hiện các tác vụ văn phòng lặp đi lặp lại của con người, chẳng hạn như trích xuất dữ liệu, điền vào biểu mẫu hay di chuyển tệp.
Dạng tự động hóa này sử dụng các rô-bốt phần mềm (bot, trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) hoặc phần mềm dựa trên quy tắc (rule-based software) để thực hiện lượng lớn các hoạt động trong quy trình kinh doanh, giúp giải phóng nguồn lực để con người tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn.
RPA cho phép CIOs và các nhà lãnh đạo ra quyết định khác tăng tốc quá trình chuyển đổi số (digital transformation) và đạt được lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn từ đội ngũ nhân sự của mình. Tuy nhiên, với các trường hợp phức tạp hoặc có xuất hiện lỗi thì con người vẫn có thể can thiệp xử lý.
>>> XEM THÊM: Generative AI là gì? Xu hướng công nghệ AI tạo sinh 2024
Robotic Process Automation hoạt động như thế nào?
RPA hoạt động trên tầng giao diện của trình duyệt, phần mềm… Lập trình viên sử dụng chương trình để xây dựng quy trình cụ thể để bot có thể mô phỏng tương tác của con người trên giao diện đồ họa người dùng (Graphic User Interface – GUI) giữa các hệ thống khác nhau.
Theo báo cáo từ Forrester, các công cụ phần mềm Robotic Process Automation cần có các khả năng cốt lõi sau:
- Khả năng low-code để xây dựng các script tự động hóa.
- Tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp.
- Điều phối và quản trị, bao gồm cấu hình, giám sát và bảo mật.
Công nghệ tự động hóa như RPA cũng có thể truy cập thông tin thông qua các hệ thống cũ (legacy systems) và tích hợp tốt với các ứng dụng khác thông qua tích hợp front-end. Điều này cho phép nền tảng tự động hóa hoạt động tương tự như một nhân viên, thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, như đăng nhập và sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác.
Mặc dù các kết nối back-end đến cơ sở dữ liệu và dịch vụ web doanh nghiệp cũng hỗ trợ cho tự động hóa, giá trị thực sự của RPA nằm ở khả năng tích hợp front-end nhanh chóng và đơn giản.
>>> XEM THÊM: Generative AI vs Machine Learning: Những khác biệt chính
Robotic Process Automation và Intelligent Automation
Để duy trì tính cạnh tranh, các công cụ Robotic Process Automation (RPA) trên thị trường cần vượt ra khỏi việc chỉ tự động hóa các tác vụ và mở rộng chức năng, bao gồm Intelligent Automation (IA). Loại tự động hóa này nâng cao khả năng của RPA bằng cách tích hợp các phân nhánh của trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI), như Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) và Computer Vision.
Intelligent Process Automation (IPA) yêu cầu nhiều hơn các hệ thống dựa trên quy tắc đơn giản của RPA. Có thể hình dung RPA là công cụ “thực hiện” các nhiệm vụ, trong khi AI và ML đảm nhận phần “suy nghĩ” và “học hỏi.” AI huấn luyện các thuật toán bằng dữ liệu, giúp phần mềm thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn.
>>> XEM THÊM: Xử lý ngôn ngữ tự nhiên là gì? 3 Ứng dụng thực tế của NLP
RPA và Artificial Intelligence (AI)
Robotic Process Automation thường bị nhầm lẫn với Artificial Intelligence (AI), nhưng hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. AI kết hợp các yếu tố như cognitive automation, machine learning (ML), natural language processing (NLP), lý luận (reasoning), tạo giả thuyết (hypothesis generation) và phân tích (analysis).
Sự khác biệt cốt lõi là Robotic Process Automation được dẫn dắt bởi quy trình (process-driven), trong khi AI được dẫn dắt bởi dữ liệu (data-driven). RPA bots chỉ có thể thực hiện các quy trình được định nghĩa bởi người dùng cuối, trong khi AI bots sử dụng machine learning để nhận diện các mẫu trong dữ liệu phi cấu trúc (unstructured data), và học hỏi theo thời gian. Nói cách khác, AI được thiết kế để mô phỏng trí thông minh của con người, còn RPA chỉ tập trung vào việc sao chép các tác vụ do con người định hướng.
Mặc dù việc sử dụng artificial intelligence và RPA tools đều giúp giảm nhu cầu can thiệp của con người, cách chúng tự động hóa quy trình lại khác nhau.
Tuy nhiên, RPA và AI cũng bổ trợ lẫn nhau rất tốt. AI có thể giúp RPA tự động hóa các tác vụ một cách toàn diện hơn và xử lý các trường hợp sử dụng phức tạp hơn. RPA cũng cho phép triển khai nhanh các hiểu biết từ AI thay vì phải chờ các thao tác thủ công.
>>> XEM THÊM: AGI là gì? Liệu siêu trí tuệ AGI có thể thay thế và kiểm soát con người?
Lợi ích của RPA
Robotic Process Automation mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Giảm mã hóa: RPA không nhất thiết yêu cầu lập trình viên để cấu hình; các tính năng kéo-thả (drag-and-drop) trong giao diện người dùng giúp nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật dễ dàng sử dụng.
- Tiết kiệm chi phí nhanh chóng: Robotic Process Automation giảm tải công việc cho các nhóm, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc ưu tiên khác cần sự can thiệp của con người, từ đó tăng năng suất và lợi tức đầu tư (ROI).
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Bots và AI chatbots có thể hoạt động 24/7, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, dẫn đến mức độ hài lòng cao hơn.
- Cải thiện tinh thần nhân viên: Bằng cách loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại với khối lượng lớn, RPA cho phép nhân viên tập trung vào việc ra quyết định chiến lược và sáng tạo hơn. Điều này có tác động tích cực đến sự hài lòng của nhân viên.
- Độ chính xác và tuân thủ tốt hơn: Bạn có thể lập trình RPA robots để tuân theo các quy trình và quy tắc cụ thể, giảm lỗi của con người, đặc biệt là trong các công việc yêu cầu độ chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Robotic Process Automation cũng cung cấp hồ sơ kiểm toán, giúp theo dõi tiến độ và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.
- Không ảnh hưởng đến hệ thống hiện tại: Phần mềm RPA không làm gián đoạn các hệ thống cơ bản vì bots hoạt động trên lớp trình bày (presentation layer) của các ứng dụng hiện có. Do đó, bạn có thể triển khai bots trong các tình huống không có API hoặc không đủ nguồn lực để phát triển tích hợp sâu.
Thách thức khi ứng dụng Robotic Process Automation trong thực tiễn
Mặc dù phần mềm RPA có thể giúp doanh nghiệp phát triển, vẫn có một số trở ngại như sau:
- Văn hóa tổ chức: RPA sẽ giảm nhu cầu cho một số vai trò công việc nhất định, nhưng đồng thời tạo ra các vai trò mới để giải quyết các nhiệm vụ phức tạp hơn, cho phép nhân viên tập trung vào chiến lược cấp cao và giải quyết vấn đề sáng tạo. Các tổ chức cần thúc đẩy văn hóa học hỏi và đổi mới khi trách nhiệm trong vai trò công việc thay đổi. Việc đào tạo và đầu tư vào các chương trình huấn luyện sẽ giúp đội ngũ nhân viên thích nghi với các thay đổi liên tục.
- Khó khăn trong mở rộng: Mặc dù Robotic Process Automation có thể thực hiện nhiều hoạt động đồng thời, nhưng việc mở rộng quy mô trong doanh nghiệp có thể gặp khó khăn do các bản cập nhật quy định hoặc thay đổi nội bộ. Theo một báo cáo của Forrester, 52% khách hàng cho biết họ gặp khó khăn trong việc mở rộng chương trình RPA của mình. Một doanh nghiệp cần có ít nhất 100 robots hoạt động để đủ tiêu chuẩn là một chương trình nâng cao, nhưng hầu hết các sáng kiến RPA không vượt quá 10 bots đầu tiên.
>>> XEM THÊM: Retrieval-Augmented Generation nâng cao chất lượng phản hồi cho LLMs
Ứng dụng của Robotic Process Automation
RPA được ứng dụng trong nhiều ngành công nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Các trường hợp triển khai RPA có thể thấy trong các ngành sau:
- Ngân hàng và dịch vụ tài chính: Theo báo cáo của Forrester, 36% các trường hợp sử dụng Robotic Process Automation nằm trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Ngày nay, nhiều ngân hàng lớn sử dụng giải pháp RPA để tự động hóa các nhiệm vụ như nghiên cứu khách hàng, mở tài khoản, xử lý yêu cầu và chống rửa tiền. Một ngân hàng có thể triển khai hàng nghìn bots để tự động hóa nhập dữ liệu thủ công với khối lượng lớn.
- Bảo hiểm: Ngành bảo hiểm chứa đầy các quy trình lặp đi lặp lại, phù hợp để tự động hóa, chẳng hạn như xử lý yêu cầu bồi thường, tuân thủ quy định, quản lý chính sách và đánh giá hồ sơ bảo hiểm (underwriting tasks).
- Bán lẻ: Sự gia tăng của thương mại điện tử đã biến Robotic Process Automation thành một phần không thể thiếu của ngành bán lẻ hiện đại, cải thiện hoạt động văn phòng và trải nghiệm khách hàng. Các ứng dụng phổ biến bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (customer relationship management), quản lý kho và đơn hàng, xử lý phản hồi khách hàng và phát hiện gian lận.
- Chăm sóc sức khỏe: Trong ngành y tế, độ chính xác và tuân thủ là điều tối quan trọng. Một số bệnh viện lớn trên thế giới sử dụng phần mềm RPA để tối ưu hóa quản lý thông tin, quản lý đơn thuốc, xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm và chu kỳ thanh toán, cùng các quy trình khác.
Tóm lại, Robotic Process Automation (RPA) đã và đang chứng minh vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Với khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả, RPA không chỉ giải phóng nguồn lực mà còn mở ra những cơ hội mới cho sự sáng tạo và chiến lược. Đây là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, mang đến giá trị thiết thực cho các ngành nghề đa dạng.
FPT AI mang đến giải pháp toàn diện kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và Robotic Process Automation (RPA), giúp các doanh nghiệp tài chính, bảo hiểm, ngân hàng tối ưu hóa vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với các sản phẩm như FPT AI eKYC, tự động định danh khách hàng chỉ trong vài phút; FPT AI Read, tự động bóc tách dữ liệu chính xác đến 98%; và akaBot, triển khai nhanh chóng, hoạt động 24/7 với hiệu suất gấp 10 lần con người, FPT AI hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng hiệu suất và giảm thiểu rủi ro.
Đây là bước tiến đột phá giúp các tổ chức chuyển đổi số nhanh chóng và hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh trong thời đại số. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu hơn nhé!
Nguồn tham khảo: IBM. (n.d.). RPA – Tự động hóa quy trình bằng robot. IBM Think. Truy cập ngày 18 tháng 1 năm 2025, từ https://www.ibm.com/think/topics/rpa
>>> XEM THÊM:
