vi
en
Số hóa dữ liệu đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm thời gian, chi phí. Bài viết này FPT.AI sẽ giới thiệu đến bạn quy trình số hóa dữ liệu, những lưu ý quan trọng khi triển khai và một giải pháp phần mềm OCR tiên tiến – FPT AI Read.
Số hoá dữ liệu là gì? Lợi ích của số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ các dạng truyền thống như giấy, phim, hoặc dữ liệu analog sang dạng kỹ thuật số. Công nghệ này không chỉ giúp quản lý dữ liệu dễ dàng mà còn giúp các cá nhân và tổ chức truy cập, chia sẻ và bảo mật thông tin hiệu quả, tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian.
Thông qua số hóa, dữ liệu được chuyển sang các định dạng kỹ thuật số như PDF, JPG, TIFF, hoặc các tệp văn bản, cho phép lưu trữ trong các hệ thống đám mây hoặc cơ sở dữ liệu. Nhờ đó, các tổ chức có thể tối giản hóa quy trình và giảm chi phí quản lý, vận hành. Số hóa cũng cải thiện chiến lược khách hàng bằng cách nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng, từ đó tăng khả năng cạnh tranh.
Ngoài ra, số hóa dữ liệu cũng giúp giảm nhu cầu không gian lưu trữ. Nó giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu do xâm nhập trái phép, bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức và cho phép lưu trữ hồ sơ lâu dài.
Hiện nay, các tổ chức tại Việt Nam đang dần đẩy mạnh quá trình số hóa, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu. Cụ thể, số hóa dữ liệu được thúc đẩy trong các lĩnh vực như y tế, giáo dục, hành chính công và ngân hàng.
Tuy nhiên, còn nhiều thách thức về kinh phí, hạ tầng công nghệ và bảo mật. Sự hỗ trợ từ chính phủ và các tổ chức công nghệ lớn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp và tổ chức thực hiện chuyển đổi số hiệu quả hơn.
Các loại dữ liệu có thể số hóa bao gồm:
- Hợp đồng, hóa đơn, sổ sách, hồ sơ hành chính.
- Hình ảnh từ máy ảnh, âm thanh từ băng đĩa.
- Số liệu từ thiết bị công nghiệp, nghiên cứu khoa học.
- Hồ sơ khách hàng, dữ liệu nhân viên.
- Bài giảng, tài liệu học tập.
>>> XEM THÊM: Nhận dạng chữ viết tay bằng công nghệ OCR với FPT AI Read
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Để thực hiện số hóa tài liệu hiệu quả, cần tuân theo quy trình số hóa tài liệu lưu trữ sau giúp đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu:
- Lựa chọn dữ liệu để số hóa: Trước tiên, doanh nghiệp cần chọn ra các tài liệu quan trọng và cần thiết để số hóa, vì việc xử lý toàn bộ dữ liệu cùng lúc có thể gây tốn kém và mất thời gian.
- Chuẩn bị tài liệu: Đảm bảo tài liệu được quét không có nếp gấp, uốn cong hay rách nhàu. Loại bỏ bìa cứng, ghim kẹp, và phân loại các tài liệu hư hỏng để áp dụng kỹ thuật scan phù hợp.
- Thiết lập hệ thống: Scan tài liệu, tạo metadata (siêu dữ liệu), và đặt tên file theo định dạng đã quy định. Sắp xếp tài liệu theo cấu trúc ban đầu để dễ quản lý, đảm bảo toàn bộ thông tin được gắn kết trong hệ thống quản lý.
- Kiểm tra tài liệu đã số hóa: Kiểm tra toàn bộ dữ liệu đã chuyển đổi để đảm bảo chất lượng và độ rõ nét, với định dạng đầu ra phổ biến như PDF hoặc JPG. Nếu có sai sót, cần thực hiện lại quá trình số hóa.
- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu: Sau khi hoàn tất quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, sao chép dữ liệu vào hệ thống của doanh nghiệp và đối chiếu với tài liệu gốc. Bàn giao tài liệu đã được mã hóa đầy đủ và khắc phục mọi thiếu sót nếu có.
>>> TÌM HIỂU: OCR căn cước công dân: Ứng dụng công nghệ số hóa giấy tờ tùy thân
Cần lưu ý gì khi số hóa dữ liệu?
Khi số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố để đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả như mong muốn. Trước tiên, việc xác định rõ mục tiêu số hóa là rất quan trọng, bao gồm việc trả lời các câu hỏi như số hóa nhằm mục đích gì, liệu hoạt động này có mang lại giá trị thiết thực hay không và lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi sau khi hoàn thành số hóa.
Tiếp đến, việc chọn lọc tài liệu cũng cần chú ý; chỉ nên ưu tiên số hóa những tài liệu quan trọng và có giá trị lưu trữ dài hạn, loại bỏ các tài liệu không cần thiết để tiết kiệm chi phí và thời gian.
Trang thiết bị và phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng số hóa. Doanh nghiệp nên trang bị máy quét, phần mềm quản lý dữ liệu chất lượng cao, hoặc xem xét sử dụng dịch vụ số hóa từ các đơn vị uy tín để đảm bảo quá trình diễn ra chính xác, nhanh chóng.
Nhân sự tham gia cũng cần có kỹ năng chuyên môn về công nghệ, sử dụng thành thạo thiết bị và phần mềm quản lý dữ liệu. Cuối cùng, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí triển khai, bao gồm việc lựa chọn giữa tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để tối ưu hóa chi phí và nguồn lực.
>>> TÌM HIỂU: Số Hóa Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Với FPT AI Read – FPT AI
Phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ FPT AI Read
FPT AI Read là phần mềm OCR tiên phong tại Việt Nam, do FPT Smart Cloud phát triển, mang đến giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ toàn diện. Với công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI), Thị giác máy tính và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên, FPT AI Read có khả năng nhận dạng và trích xuất văn bản từ hình ảnh với độ chính xác lên đến 98%. Phần mềm dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp qua API, giúp xử lý tài liệu chỉ trong 1 giây, góp phần rút ngắn quy trình eKYC và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thiết kế giao diện thân thiện, cho phép người dùng thực hiện thao tác kéo-thả đơn giản mà không cần kỹ năng lập trình, FPT AI Read tích hợp sẵn hơn 30 loại văn bản như CMND, hộ chiếu, hóa đơn, hợp đồng,… Đồng thời, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự xây dựng mô hình nhận dạng tùy chỉnh cho các tài liệu đặc thù, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong từng ngành nghề.
>>> XEM NGAY: Công nghệ OCR là gì? Cách OCR giúp MB Bank và Grab số hoá thành công
Một doanh nghiệp đã số hóa tài liệu thành công nhờ ứng dụng FPT AI Read là MB Bank. Đối mặt với nhu cầu tự động hóa quy trình nhập liệu từ hồ sơ đăng ký, đặc biệt là Chứng minh nhân dân của khách hàng, MB Bank đã tích hợp trực tiếp FPT AI Read vào ứng dụng ngân hàng trên điện thoại thông minh để giúp khách hàng nhận dạng và trích xuất thông tin chính xác.
Nhờ đó, MB Bank đạt được hiệu quả vượt trội với khả năng xử lý hơn 5.000 yêu cầu mỗi ngày, tăng năng suất lao động lên hơn 60%, đồng thời giảm thiểu 10% sai sót trong quá trình nhập liệu. FPT AI Read không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn giúp MB Bank mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn, góp phần thúc đẩy năng lực số hóa của ngân hàng này.
>>> XEM NGAY: Hướng dẫn sử dụng FPT AI Reader – Phần mềm OCR trích xuất thông tin từ ảnh chụp
Số hóa dữ liệu đang trở thành một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm nguồn lực. Với các giải pháp tiên tiến như FPT AI Read, quá trình số hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, từ nhận dạng văn bản đến trích xuất thông tin tự động với độ chính xác cao và tốc độ vượt trội. Để được tư vấn chi tiết hơn, hãy truy cập website FPT.AI hoặc liên hệ qua hotline: 1900 638 399 và email: [email protected].
>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
