vi
en
ja
Số hóa dữ liệu là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, tạo nền tảng cho việc hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin. Cùng FPT.AI tìm hiểu lộ trình số hóa chuẩn cũng như các lưu ý doanh nghiệp cần xem xét khi số hóa dữ liệu trong bài viết sau.
Số hoá dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) như giấy tờ, tài liệu, hình ảnh, âm thanh sang dạng kỹ thuật số (digital). Quá trình này giúp lưu trữ thông tin trên nền tảng đám mây hoặc hệ thống máy tính, cho phép người dùng tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống.
Đặc điểm quan trọng của số hóa dữ liệu là việc bảo toàn tính chính xác của thông tin, thường đạt đến 99,999%. Điều này được thực hiện thông qua việc sử dụng các thiết bị công nghệ cao như máy scan, máy ảnh kỹ thuật số để quét tài liệu. Sau đó, hệ thống sẽ đọc và chuyển đổi dữ liệu sang dạng điện tử mà không làm thay đổi nội dung hay bố cục của tài liệu gốc.
Hệ thống số hóa dữ liệu được cấu thành từ ba yếu tố chính:
- Thiết bị: Bao gồm máy quét, máy scan, máy ảnh kỹ thuật số và các thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin khác phục vụ cho quá trình chuyển đổi thông tin.
- Phần mềm: Hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới nhiều định dạng như văn bản (text), word, excel, pdf, cùng với các công cụ báo cáo thống kê giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Dịch vụ số hóa: Bao gồm các giải pháp toàn diện như cho thuê thiết bị công nghệ thông tin, dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing), nhập liệu hoặc hỗ trợ chuyển đổi nội dung.
Số hóa dữ liệu có thể áp dụng cho nhiều loại thông tin khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh và có thể xuất ra nhiều định dạng tập tin như tif, jpg, pdf, bmp. Các dữ liệu số hóa này có thể được hiển thị trên các thiết bị điện tử như máy tính hay điện thoại, giúp người dùng tìm kiếm và rà soát thông tin một cách linh hoạt hơn.
Vì sao doanh nghiệp nên số hóa dữ liệu?
Tiết kiệm thời gian
Nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi lần tìm kiếm tài liệu giấy tiêu tốn ít nhất 18 phút. Đây là sự lãng phí tài nguyên nhân sự không cần thiết. Khi số hóa, việc tìm kiếm trở nên cực kỳ nhanh chóng với các từ khóa thích hợp. Nhân viên có thể dùng thời gian của mình vào công việc chuyên môn thay vì lục tìm trong đống tài liệu giấy.
Tối ưu không gian và chi phí lưu trữ
Khi sử dụng tài liệu truyền thống, doanh nghiệp phải dành riêng không gian để lưu trữ. Dữ liệu càng nhiều, diện tích kho càng lớn, chi phí thuê văn phòng và nhân sự quản lý càng nhiều. Khi số hóa tài liệu, toàn bộ thông tin được lưu trữ trên nền tảng đám mây, không cần không gian vật lý. Giải pháp này còn bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ thất thoát, ẩm mốc, hư hại mà tài liệu giấy thường gặp phải theo thời gian.
Giảm chi phí vận hành
Đầu tư vào máy in, giấy, mực in và các thiết bị lưu trữ vật lý tạo thành một khoản chi phí lớn hàng tháng. Số hóa dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi này mà còn giảm chi phí nhân sự cho việc quản lý và xử lý tài liệu giấy. Quy trình làm việc hiệu quả hơn cũng góp phần giảm chi phí vận hành tổng thể và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Truy cập linh hoạt, mọi lúc mọi nơi
Dữ liệu số hóa được sắp xếp theo cấu trúc logic giúp tra cứu và truy cập thông tin trở nên dễ dàng. Quá trình này xóa bỏ rào cản về thời gian, không gian và địa lý. Nhân viên từ các phòng ban khác nhau có thể đồng thời truy cập cùng một tài liệu, ngay cả khi họ làm việc từ xa, nâng cao hiệu quả cộng tác.
Việc phê duyệt, chia sẻ và cập nhật thông tin giữa các bộ phận trong công ty cũng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, không cần qua các quy trình chuyển giao tài liệu phức tạp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru hơn và phản ứng kịp thời với các thay đổi.
Nâng cao bảo mật thông tin
Các tài liệu số được lưu trữ trong hệ thống có tính bảo mật cao, ngăn chặn sự tiếp cận và xâm nhập từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều lớp bảo mật khác nhau và phân quyền truy cập cho từng nhóm người dùng. Điều này đảm bảo thông tin quan trọng chỉ được tiếp cận bởi những người có thẩm quyền, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu nhạy cảm ra bên ngoài.
Lợi ích trong kinh doanh
Số hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp tối giản hóa và giảm chi phí quản lý vận hành. Thông tin được phân tích chính xác giúp xác định đúng phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng. Việc cập nhật nhanh chóng và chính xác thông qua phần mềm lưu trữ hồ sơ tạo cơ sở cho việc ra quyết định kịp thời. Dữ liệu số còn mở ra cơ hội phát triển sản phẩm, dịch vụ mới và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Đâu là loại tài liệu có thể số hóa?
Các loại dữ liệu có thể số hóa bao gồm:
- Hợp đồng, hóa đơn, sổ sách, hồ sơ hành chính.
- Hình ảnh từ máy ảnh, âm thanh từ băng đĩa.
- Số liệu từ thiết bị công nghiệp, nghiên cứu khoa học.
- Hồ sơ khách hàng, dữ liệu nhân viên.
- Bài giảng, tài liệu học tập.
>>> XEM THÊM: Nhận dạng chữ viết tay bằng công nghệ OCR với FPT AI Read
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp
Quy trình số hóa dữ liệu gồm 5 bước chính:
Lựa chọn và thu thập dữ liệu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn các tài liệu thực sự cần thiết để số hóa. Việc lựa chọn dựa vào mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp – có thể là chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, bảo mật tài liệu quý hiếm hay quản lý thông tin khách hàng. Bước này giúp tối ưu thời gian và nguồn lực vì dữ liệu càng nhiều, quá trình số hóa càng kéo dài.
Chuẩn bị tài liệu
Sau khi đã lựa chọn các tài liệu cần số hóa, cần tiến hành chuẩn bị tài liệu để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra thuận lợi. Công việc bao gồm:
- Làm phẳng các trang tài liệu, tránh tình trạng uốn góc, rách, nhàu
- Phân loại tài liệu, đặc biệt là tách riêng những tài liệu đã hư hỏng để xử lý cẩn thận
- Xác định kỹ thuật scan phù hợp với từng loại tài liệu (scan từng tờ hay bookscan cho tài liệu dạng quyển)
- Sắp xếp tài liệu theo thứ tự logic để thuận tiện cho quá trình số hóa
Thiết lập hệ thống
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi từ analog sang digital. Các công việc chính gồm:
- Lập danh mục tài liệu cần số hóa
- Đặt tên file theo quy chuẩn thống nhất
- Chọn định dạng phù hợp cho từng loại tài liệu
- Tạo metadata cho tài liệu số hóa
- Phân nhóm tài liệu theo cấu trúc tổ chức khoa học
Sự chính xác trong bước này quyết định chất lượng của toàn bộ quá trình số hóa. Nếu xảy ra sai sót, các bước sau sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Kiểm tra dữ liệu đã số hóa
Sau khi hoàn thành quá trình số hóa, cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu để đảm bảo chất lượng. Các tiêu chí đánh giá bao gồm:
- Tài liệu scan phải rõ nét, chân thực và đủ số lượng
- Định dạng tài liệu đầu ra phù hợp với yêu cầu (thông thường là PDF hoặc JPG)
- Nội dung đã được chuyển đổi đầy đủ và chính xác
Nếu phát hiện tài liệu không đạt yêu cầu, cần tiến hành số hóa lại từ đầu.
Nghiệm thu và bàn giao
Bước cuối cùng là bàn giao tài liệu đã số hóa kèm theo tài liệu gốc. Quá trình này phải tuân thủ các yêu cầu về bảo mật. Các công việc trong bước này bao gồm:
- Đối chiếu, kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu số hóa so với bản gốc
- Kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp (máy chủ, thiết bị lưu trữ)
- Xác nhận không còn sai sót trong quá trình chuyển đổi
- Bàn giao chính thức cho bộ phận quản lý
Quy trình số hóa tài liệu được công nhận là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu một cách hiệu quả.
>>> TÌM HIỂU: Số Hóa Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Với FPT AI Read
Cần lưu ý gì khi số hóa dữ liệu?
Khi số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp cần lưu các yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả như mong muốn:
- Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu số hóa: Việc chuyển đổi số có thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho tổ chức hay không? Mục đích chính của việc số hóa là gì – truy cập nhanh hơn, vận hành hiệu quả, hay tăng doanh thu? Sự rõ ràng về mục tiêu sẽ giúp định hướng toàn bộ quá trình triển khai.
- Đánh giá khối lượng và loại tài liệu cần số hóa: Cần xem xét khối lượng tài liệu cần xử lý, kích thước tài liệu, các loại tài liệu đặc biệt (bản vẽ kỹ thuật, tài liệu lớn, v.v.), thời gian dự kiến hoàn thành để ước tính chính xác thời gian, nguồn lực và chi phí cần thiết.
- Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng đầu ra: Doanh nghiệp cần xác định rõ định dạng file đầu ra mong muốn (PDF, TIFF, JPEG…), độ phân giải cần thiết, scan một mặt hay hai mặt và các yêu cầu xử lý hình ảnh đặc biệt để đảm bảo hiệu quả sử dụng của hệ thống số hóa tài liệu.
- Đánh giá chi phí và nguồn lực: Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa việc tự thực hiện hay thuê đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài dựa trên tiềm lực tài chính và nguồn nhân lực hiện có bằng cách dự tính các chi phí cho việc mua sắm phần mềm và thiết bị chuyên dụng, đào tạo nhân sự, vận hành và bảo trì hệ thống hoaejc thuê đơn vị bên ngoài (nếu cần)
- Lựa chọn đối tác số hóa phù hợp: Nếu quyết định thuê đơn vị bên ngoài, doanh nghiệp cần xem xét: Uy tín, kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật, chuyên môn, trang thiết bị, cam kết về tính bảo mật và chính xác của dữ liệu của đơn vị cung cấp dịch vụ
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Sai sót trong quá trình số hóa có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp. Cần đảm bảo thông tin sau khi chuyển đổi phải chính xác, đầy đủ và giữ được tính toàn vẹn so với bản gốc.
Đầu tư vào số hóa dữ liệu là bước đi cần thiết, tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp. Khi thực hiện đúng phương pháp, số hóa dữ liệu sẽ mang lại hiệu quả cao và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong dài hạn. Nếu quan tâm đến giải pháp chuyển hình ảnh thành văn bản, liên hệ với FPT.AI được tư vấn chi tiết hơn về FPT AI Read.
Đây là một phần mềm OCR được tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI), Thị giác máy tính và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên, có khả năng nhận dạng và trích xuất văn bản từ hình ảnh chỉ trong 1 giây với độ chính xác lên đến 98%. Đặc biệt, FPT AI Read tích hợp sẵn hơn 30 loại văn bản như CMND, hộ chiếu, hóa đơn, hợp đồng,…, đồng thời cho phép doanh nghiệp tự xây dựng mô hình nhận dạng tùy chỉnh cho các tài liệu đặc thù mà không cần kỹ năng lập trình.
>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
