OCR là gì? Cơ chế hoạt động & Ứng dụng của OCR

Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition – OCR) là công nghệ có khả năng chuyển đổi hình ảnh của văn bản đánh máy, viết tay hoặc in ấn thành dữ liệu số hóa,  đánh bay các lo ngại về khả năng bảo tồn các tài liệu quan trọng khỏi các hư hỏng theo thời gian. Vậy OCR là gì? Cùng FPT.AI tìm hiểu cách công nghệ OCR giúp MB Bank và GRAB số hóa thành công.

OCR là gì?

Được phát triển dựa trên các nghiên cứu về nhận dạng mẫu, thị giác máy tính (Computer Vision) và trí tuệ nhân tạo, OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) là là công nghệ chuyển đổi hình ảnh của chữ viết tay, chữ đánh máy hoặc chữ in thành văn bản số có thể chỉnh sửa.

Một ví dụ dễ hiểu về Optical Character Recognition OCR là khi bạn chụp ảnh một bảng thực đơn tại nhà hàng. Ban đầu, ảnh đó chỉ là một bức hình với chữ viết mà máy tính không thể “hiểu”.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng công nghệ OCR, chữ trong hình ảnh sẽ được “đọc” và chuyển đổi thành văn bản mà bạn có thể sao chép, tìm kiếm hoặc chỉnh sửa như một tài liệu thông thường. Tức là, bạn sẽ có thể sao chép tên món ăn và giá cả từ ảnh thực đơn để thêm vào một bảng tính mà không cần phải gõ lại từng chữ.

>>> XEM NGAY: Computer Vision là gì? Bật mí sức mạnh của thị giác máy tính

>>> ĐỌC NGAY: Nhận dạng chữ viết tay bằng công nghệ OCR với FPT AI Read

Phần mềm OCR có những loại nào?

Phần mềm OCR có nhiều loại hình khác nhau, phục vụ đa dạng nhu cầu số hóa trong nhiều lĩnh vực. Dưới đây là mô tả chi tiết của các loại phần mềm OCR phổ biến :

• Phần mềm nhận diện ký tự quang học đơn giản: Sử dụng thuật toán so khớp mẫu để so sánh từng ký tự của hình ảnh văn bản với cơ sở dữ liệu nội bộ (nhận dạng từ quang học). Tuy nhiên, do số lượng kiểu chữ viết tay và phông chữ gần như vô hạn, công nghệ OCR đơn giản không thể lưu trữ và xử lý toàn bộ các kiểu này.
• Phần mềm nhận dạng ký tự thông minh: Sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự thông minh (Intelligent character recognition – ICR) và phần mềm máy học để đọc văn bản giống như con người. Trong hệ thống này, một mạng nơ-ron sẽ phân tích văn bản qua nhiều cấp độ, xử lý hình ảnh lặp đi lặp lại để tìm kiếm các thuộc tính hình ảnh như nét cong, nét thẳng và nét vòng, sau đó kết hợp kết quả để đưa ra kết luận cuối cùng. Mặc dù xử lý từng ký tự, toàn bộ quá trình này vẫn diễn ra nhanh chóng (chỉ trong vài giây).
• Nhận dạng từ thông minh: Thay vì chỉ xử lý từng ký tự như hệ thống nhận dạng ký tự thông minh (ICR), nhận dạng từ thông minh phân tích toàn bộ hình ảnh của một từ để nhận diện cấu trúc và ngữ nghĩa của từ để nâng cao độ chính xác trong việc nhận diện văn bản.
• Nhận dạng ký hiệu quang học: Phần mềm OCR này tập trung vào việc nhận diện xác định logo, hình mờ và các biểu tượng văn bản khác trong tài liệu.

>>> XEM THÊM: Số Hóa Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Với FPT AI Read

Lợi ích của OCR trong số hóa tài liệu cho các doanh nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian: Nhờ khả năng xử lý nhiều tài liệu khác nhau cùng một lúc, công nghệ OCR giảm thời gian truy xuất thông tin xuống chỉ còn 2-3 giây, nhanh hơn gấp 50-60 lần so với quy trình thủ công. Tài liệu được số hóa nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và nhập liệu thông tin, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp.

2. Giảm chi phí: OCR cắt giảm giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động.

3. Quản lý công việc tốt hơn: Nhận dạng ký tự quang học giúp nhân viên không phải dành thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán để tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có mức độ chuyên sâu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Cải tiến quy trình kinh doanh: Nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, làm gián đoạn luồng công việc và gây phiền phức cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Với OCR, việc nhập liệu, trích xuất và xử lý thông tin trở nên chính xác và nhanh chóng, tạo nên một quy trình làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp và liền mạch.

5. Bảo mật tài liệu: Tài liệu sau khi xử lý bằng công nghệ OCR được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu mã hóa, với các quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ 24/7. Mọi thay đổi đều được ghi lại, đảm bảo tính minh bạch và an toàn tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro mất mát hoặc vi phạm dữ liệu quan trọng.

6. Không còn vấn đề về lưu trữ: Những tủ hồ sơ lớn hay phòng chứa đầy giấy tờ, kệ đựng chiếm nhiều diện tích sẽ được thay thế bằng kho dữ liệu kỹ thuật số. Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp quét, số hóa và lưu trữ lượng lớn tài liệu khác nhau mỗi ngày một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, không gian làm việc được tối ưu hóa, hiệu suất công việc tăng cao, đồng thời đảm bảo dữ liệu được phân loại và lưu trữ an toàn.

7. Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhờ công nghệ OCR, các nhân viên trực tổng đài chỉ mất vài giây để tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, địa chỉ, gói dịch vụ đang sử dụng… Khi biết được khách hàng gọi đến cho mình là ai, giới tính là gì, các nhân viên tư vấn sẽ có lời chào và cách xưng hô hợp lý.

>>> ĐỌC THÊM: Tương Lai Của Công Nghệ OCR AI Song Hành Cùng AI

Những ứng dụng thực tiễn của công nghệ OCR

Công nghệ OCR đã mở ra vô vàn bước tiến lớn trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Dưới đây là 5 ứng dụng nổi bật của công nghệ này:

Hỗ trợ cuộc sống của người già và người khiếm thị

Vào thập niên 1970, công ty Kurzweil Computer Products Inc của Mỹ đã phát triển một hệ thống phông chữ  mà phần mềm OCR có thể nhận diện, được gọi là Omni. Công nghệ OCR sau đó được kết hợp với công nghệ tổng hợp giọng nói, cho phép máy không chỉ nhận dạng mà còn đọc to văn bản thành tiếng. Điều này giúp người già và người khiếm thị dễ dàng tiếp cận thông tin từ sách, báo, nâng cao chất lượng cuộc sống.

Sắp xếp tài liệu trong các công ty luật và tòa án

Trong các vụ án, số lượng tài liệu pháp lý và hồ sơ thường rất lớn và phức tạp. Để không bỏ sót chi tiết quan trọng nào, luật sư thường mất nhiều thời gian để sắp xếp và tra cứu.

Với sự hỗ trợ của phần mềm OCR tiếng Việt, luật sư có thể nhanh chóng số hóa và quản lý tài liệu, dễ dàng tìm kiếm thông tin bằng từ khóa, số hồ sơ hoặc ngày tháng thụ án một cách tiện lợi và khoa học. Nhờ đó, họ không cần thuê nhiều trợ lý để xử lý các công việc thủ công mà vẫn đảm bảo kiểm soát tốt mọi nhiệm vụ.

Bảo tồn các văn bản có giá trị

Các thư viện cổ, trung tâm văn hóa lịch sử và viện bảo tàng thường lưu trữ số lượng lớn các bản thảo, tài liệu, hồi ký quý giá. Tuy nhiên, việc bảo quản chúng rất phức tạp do dễ bị mối mọt và hư hại theo thời gian. Nhập liệu thủ công những văn bản này là một nhiệm vụ đầy thách thức, có thể kéo dài hàng chục năm.

Nhờ sự phát triển của công nghệ nhận dạng ký tự quang học, các văn bản và thư tịch có giá trị về mặt văn hóa, lịch sử sẽ được chuyển từ bản giấy sang file điện tử, giúp việc lưu trữ và bảo tồn di sản văn hóa trở nên dễ dàng và bền vững hơn.

>>> XEM THÊM: Generative AI là gì? Vì sao AI tạo sinh lại là kỷ nguyên mới của trí tuệ nhân tạo

Nhận dạng cá nhân

Khi đăng ký mở tài khoản ngân hàng, thẻ thành viên hoặc thực hiện các thủ tục cần xác minh danh tính, bạn phải cung cấp thông tin cá nhân đầy đủ và chính xác cho bên cung cấp dịch vụ. Việc điền tờ khai thường tốn thời gian, đôi khi còn xảy ra sai sót nhập liệu, gây rắc rối về sau.

Nhờ OCR, các loại giấy tờ như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, bằng lái xe có thể được quét và xử lý nhanh chóng tại các văn phòng công chứng, sân bay, ngân hàng hay cơ quan chức năng. Công nghệ này đảm bảo nhận dạng chính xác gần như tuyệt đối với giấy tờ có ít ký tự, giảm thiểu lỗi nhập liệu, lưu trữ và truy xuất thông tin cá nhân một cách thuận tiện, nhanh chóng.

Xử lý hóa đơn và chứng từ

Các cơ quan, tổ chức thường có khối lượng lớn giấy tờ với nhiều định dạng khác nhau như văn bản in, viết tay, file PDF, JPG,… Việc nhập liệu thủ công vào hệ thống không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao.

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR giúp doanh nghiệp chuyển đổi các hóa đơn, hợp đồng từ bản giấy sang file điện tử. Dữ liệu số hóa này có thể dễ dàng lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và tích hợp vào cơ sở dữ liệu hoặc liên kết với email, fax hoặc các hệ thống EDI, tăng hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót.

Những hạn chế của OCR là gì?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, công nghệ OCR vẫn tồn tại một số hạn chế như sau:

• Phần lớn các phần mềm và ứng dụng OCR phụ thuộc vào chất lượng hình ảnh được sử dụng. Hình ảnh càng rõ nét, độ chính xác càng cao. Tuy nhiên, chỉ có thể đạt độ chính xác từ 80-90%
• OCR gặp khó khăn khi nhận dạng văn bản trên hình ảnh có màu nền và màu chữ tương đồng do không đủ độ tương phản để phân biệt.
• Hiện tại, với sự phát triển ngày càng phong phú của các ngôn ngữ, OCR vẫn chưa thể đáp ứng nhu cầu nhận dạng cho tất cả các loại ngôn ngữ.

Những hạn chế này cho thấy OCR vẫn cần được cải tiến để đạt hiệu quả cao hơn trong các trường hợp phức tạp và đa dạng.

Tại sao FPT AI Read là phần mềm OCR tốt nhất trên thị trường hiện nay

FPT AI Read là giải pháp ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR để trích xuất nội dung từ ảnh chụp văn bản (giấy tờ cá nhân, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ,…). Với các ảnh chụp văn bản đánh máy hoặc chữ vi tính, FPT AI Read cho kết quả trích xuất thông tin chính xác lên đến 98% trong khoảng thời gian chỉ 1 giây.

Phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ này cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất nội dung của hơn 30 loại Giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân/chứng minh thư quân đội, giấy phép lái xe, hộ chiếu… Đối với các loại giấy tờ có tính chất đặc thù riêng theo từng nhóm ngành như Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm, người dùng hoàn toàn có thể tự xây dựng mô hình nhận dạng và trích xuất riêng cho từng loại giấy tờ đó.

Điểm ưu việt của FPT AI Read so với các phần mềm OCR khác trên thị trường:

✅ 1. Trích xuất được nhiều loại giấy tờ

✅ 2. Tỉ lệ chính xác cao nhất trên thị trường hiện nay, lên đến 98%

✅ 3. Giao diện sử dụng đơn giản, người dùng không cần có kiến thức về lập trình vẫn có thể sử dụng được.

✅ 4. Tùy biến được nhiều loại giấy tờ có form với khả năng tự training mô hình. Người dùng có thể tự gán nhãn dữ liệu (labelling) với từng trường thông tin cần nhận dạng & trích xuất.

✅ 5. Khách hàng có thể chủ động kết nối và sử dụng dữ liệu trích xuất thông qua API

Bằng cách nào MB Bank, Bảo hiểm AIA và Grab số hóa thành công nhờ FPT AI Read?

Tại MB Bank, khi ra mắt gói sản phẩm MB Family vào năm 2020, ngân hàng phải đối mặt với thách thức lớn trong việc xử lý khối lượng hồ sơ đăng ký. FPT AI Read đã giúp MB Bank tự động trích xuất dữ liệu từ các giấy tờ như chứng minh thư, hộ khẩu và giấy khai sinh, xử lý hồ sơ khách hàng, định danh khách hàng điện tử (eKYC),…

FPT AI Read không chỉ giúp ngân hàng xử lý khoảng 5.000 yêu cầu mỗi ngày mà còn đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao trong việc nhập liệu, giảm tải cho nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Với Bảo hiểm AIA, trước đây, nhân viên phải mất từ 3-4 phút để nhập thông tin từ giấy ra viện, đơn thuốc và hóa đơn viện phí. FPT AI Read, nhờ tích hợp công nghệ OCR, đã rút ngắn thời gian xử lý này xuống còn 0,5 – 1 giây mỗi ảnh, với độ chính xác lên đến 95%.

Giải pháp này đã giảm bớt khối lượng công việc và chi phí vận hành cho Bảo hiểm AIA, đồng thời mang đến dịch vụ bồi thường bảo hiểm nhanh chóng, tiện lợi hơn cho khách hàng.

Grab, với quy mô hoạt động trải rộng khắp Đông Nam Á, đã áp dụng FPT AI Read trong quy trình định danh tài xế. Trước đây, việc nhập thủ công thông tin cá nhân mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Nhờ ứng dụng giải pháp tích hợp công nghệ OCR, Grab đã rút ngắn quy trình định danh xuống chỉ còn vài giây, mang lại sự tiện lợi cho tài xế và tăng cường trải nghiệm người dùng.

Các câu hỏi thường gặp khác về công nghệ OCR

OCR là viết tắt của từ gì?

OCR là viết tắt của “Optical Character Recognition” (Nhận dạng Ký tự Quang học). Công nghệ OCR đã giúp nhiều doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu xuống chỉ còn vài giây.

Phần mềm OCR tiếng Việt có gì đặc biệt và có thể ứng dụng vào đâu?

Phần mềm OCR tiếng Việt được thiết kế để xử lý các đặc điểm phức tạp của tiếng Việt như dấu thanh và chữ ghép. Phần mềm này có thể nhận dạng chính xác văn bản đánh máy và viết tay, hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam trong việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ hóa đơn, hợp đồng, chứng minh thư, hộ chiếu, tài liệu pháp lý một cách dễ dàng.

Với những thành công đã đạt được, có thể khẳng định rằng công nghệ OCR sẽ tiếp tục là một phần không thể thiếu trong lộ trình số hóa của nhiều tổ chức trong tương lai. Để được tư vấn chi tiết và tùy chỉnh giải pháp công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay FPT AI qua số Hotline: 1900 638 399 hoặc truy cập FPT.AI để được hỗ trợ sớm nhất nhé!

>>> ĐỪNG BỎ LỠ CÁC CÔNG NGHỆ AI KHÁC:

• Xử lý ngôn ngữ tự nhiên là gì? 3 Ứng dụng thực tế của NLP (Natural Language Processing)
• AI Agents là gì? Sự khác biệt giữa AI Agents và AI Chatbot