OCR là gì? Các ứng dụng thực tiễn nổi bật của công nghệ OCR

OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện và chuyển đổi ký tự từ hình ảnh hoặc tài liệu thành văn bản số có thể chỉnh sửa được. Nhờ khả năng số hóa tài liệu, tối ưu hóa công việc và giảm thiểu sai sót do con người, OCR được tích hợp trong các phần mềm chuyển hình ảnh thành văn bản hàng đầu hiện nay như Microsoft OneNote, CamScanner, Google Keep, Adobe Acrobat DC,… Cùng FPT.AI khám phá sâu hơn mọi thông tin liên quan đến công nghệ OCR và tiềm năng phát triển mạnh mẽ của nó trong tương lai trong bài viết sau.

OCR là gì? OCR là viết tắt của từ gì?

OCR (viết tắt của từ Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) đây là công nghệ chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản (gõ, in hoặc viết tay) thành dữ liệu số mà máy tính có thể đọc, chỉnh sửa, định dạng và tìm kiếm. Nhờ OCR, tài liệu in ấn, PDF, hóa đơn, thẻ ID hay mẫu đơn viết tay đều có thể được số hóa nhanh chóng.

Công nghệ này phát triển dựa trên nhận dạng mẫu, trí tuệ nhân tạo (AI) và thị giác máy tính (computer vision). Các phần mềm OCR hiện đại còn kết hợp nhiều kỹ thuật như điện toán nhận thức (cognitive computing), dịch máy (machine translation), chuyển văn bản thành giọng nói (text-to-speech), khai phá dữ liệu chính (key data mining) và khai phá văn bản (text mining) để trích xuất và xử lý thông tin hiệu quả hơn.

OCR được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và tổ chức để nhập liệu tự động từ hộ chiếu, hóa đơn, sao kê ngân hàng, biên lai, danh thiếp hay thư từ. Hiện nay, công nghệ này đã đạt độ chính xác gần như hoàn hảo, hỗ trợ nhiều hệ chữ viết khác nhau như Latin, Cyrillic, Arabic, Hebrew, Indic scripts, Chinese. Nhờ đó, OCR giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi nhập liệu và đẩy nhanh tiến trình số hóa tài liệu.

Cơ chế hoạt động của công nghệ OCR nhận dạng ký tự quang học

Các công cụ OCR tiếng Việt thực hiện nhận dạng ký tự và số hóa dữ liệu qua quy trình tuần tự gồm:

• Bước 1: Thu nhận hình ảnh: Tài liệu được quét bằng máy scan hoặc chụp ảnh, tạo bitmap để phân biệt phần tối (ký tự) và phần sáng (nền). Với tài liệu màu, OCR sẽ chuyển về đen, trắng hoặc xám để dễ nhận diện hơn. Chất lượng và độ phân giải của hình ảnh ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của kết quả nhận diện.
• Bước 2: Tiền xử lý: Phần mềm OCR sử dụng các kỹ thuật làm sạch hình ảnh để nâng cao chất lượng dữ liệu trước khi nhận diện ký tự, bao gồm: chỉnh thẳng hoặc nghiêng tài liệu để khắc phục lỗi căn chỉnh khi quét, khử nhiễu và làm mịn viền chữ, loại bỏ đường viền, khung và đường thẳng không cần thiết, đồng thời hỗ trợ nhận dạng chữ viết trong môi trường đa ngôn ngữ.
• Bước 3: Nhận dạng bố cục: Phân tích cấu trúc tài liệu, chia trang thành các khối văn bản, bảng biểu hoặc hình ảnh, sau đó xác định từ và ký tự riêng lẻ.
• Bước 4: Nhận dạng văn bản: Đây là bước quan trọng nhất của quá trình chuyển hình ảnh thành văn bản. Các ký tự (phần tối) được xử lý bằng một trong hai thuật toán:
  • So khớp mẫu (Template Matching): So sánh ký tự đầu vào với mẫu có sẵn, phù hợp với ảnh chất lượng cao, định dạng chuẩn.
  • Trích xuất đặc điểm (Feature Extraction): Nhận dạng dựa trên đặc trưng như góc, giao điểm, vòng lặp, đường cong, thích hợp cho phông chữ hoặc chữ viết tay chưa được đào tạo.
• Bước 5: Chuyển đổi văn bản: Chuyển ký tự đã nhận diện thành văn bản số có thể chỉnh sửa. Các công cụ OCR hiện đại kết hợp AI và Machine Learning để tăng độ chính xác, đặc biệt với chữ viết tay hoặc văn bản mờ.
• Bước 6: Hậu xử lý: Xuất kết quả thành file số (Word, Excel, PDF) và có thể lưu song song cả bản gốc cùng bản OCR để dễ dàng quản lý và đối chiếu.

Ưu điểm nổi bật của công cụ OCR

Công nghệ OCR hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi trong số hóa tài liệu, giúp giải quyết nhiều vấn đề, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Hiện nay, với sự kết hợp AI, OCR đã trở nên thông minh hơn và hiệu quả hơn. Việc hiểu rõ các ưu điểm của OCR sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và triển khai công nghệ này một cách hiệu quả. Dưới đây là các ưu điểm nổi bật của công nghệ OCR:

• Chuyển đổi chính xác: Biến văn bản từ hình ảnh sang dạng điện tử với độ chính xác cao, đặc biệt khi dùng máy scan phẳng (flatbed scanners) chất lượng tốt.
• Giảm sai sót: Loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công, đảm bảo dữ liệu đồng nhất.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm nhu cầu lưu trữ hồ sơ giấy, tối ưu không gian văn phòng.
• Tốc độ xử lý cao: Có thể xử lý hàng loạt tài liệu cùng lúc, rút ngắn thời gian truy xuất xuống chỉ còn 2–3 giây.
• Tự động hóa: Hỗ trợ định tuyến tài liệu, phân tích nội dung (text mining) và trích xuất dữ liệu thông minh.
• Tăng khả năng tiếp cận: Cho phép nhân viên và khách hàng khiếm thị truy cập thông tin thông qua công cụ hỗ trợ đọc màn hình.
• Giữ nguyên định dạng: Các phần mềm OCR tiếng Việt hiện đại có thể bảo toàn bảng biểu, cột và layout văn bản gốc.

Ứng dụng thực tiễn của nhận dạng ký tự quang học (OCR)

Hỗ trợ người khiếm thị, người cao tuổi đọc văn bản

Từ năm 1974, Ray Kurzweil đã phát triển omni-font OCR, cho phép nhận dạng văn bản in từ nhiều phông chữ khác nhau. Ông đã tạo ra thiết bị đọc văn bản kết hợp máy quét CCD-type flatbed và bộ tổng hợp giọng nói (text-to-speech synthesizer), giúp người khiếm thị và người cao tuổi tiếp cận sách, báo, tài liệu dưới dạng âm thanh một cách dễ dàng.

Sắp xếp tài liệu pháp lý trong công ty luật và tòa án

Trong lĩnh vực pháp lý, khối lượng tài liệu thường rất lớn và yêu cầu tính chính xác tuyệt đối. Công nghệ OCR tiếng Việt giúp số hóa tài liệu nhanh chóng, hỗ trợ tra cứu bằng từ khóa, số hồ sơ hoặc ngày tháng. Nhờ đó, luật sư tiết kiệm thời gian, giảm bớt nhân sự nhập liệu và vẫn quản lý hồ sơ khoa học, chính xác.

Bảo tồn văn bản có giá trị

Các thư viện, viện bảo tàng và trung tâm văn hóa lưu trữ nhiều tài liệu quý hiếm nhưng dễ bị hư hại theo thời gian. Nhờ công cụ OCR trực tuyến, những tài liệu này có thể được số hóa thành file điện tử, vừa giúp bảo tồn di sản văn hóa lâu dài, vừa tạo điều kiện cho việc lưu trữ và tiếp cận dễ dàng hơn.

Ứng dụng trong tài chính – ngân hàng

Công nghệ OCR trong ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình xử lý tài liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cụ thể, OCR giúp trích xuất thông tin từ giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu), hóa đơn, sao kê ngân hàng để mở tài khoản, xác minh danh tính (eKYC), xử lý hồ sơ vay, đối chiếu thông tin và lưu trữ dữ liệu số. Việc ứng dụng OCR không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn hỗ trợ các ngân hàng chuyển đổi số hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ dữ liệu khách hàng.

Công nghệ OCR cho phép ngân hàng quét và trích xuất dữ liệu tự động từ các tài liệu như hợp đồng vay, hồ sơ tín dụng hay hóa đơn. Nhờ đó, quá trình xét duyệt khoản vay hoặc phát hành thẻ tín dụng được rút ngắn đáng kể. Việc xử lý hóa đơn cũng được tự động hóa, giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công cho bộ phận kế toán.

Về mặt lưu trữ, OCR có thể tự động phân loại và sắp xếp hồ sơ vào đúng thư mục, giúp quản lý dữ liệu tài chính một cách có hệ thống. Điều này đặc biệt hữu ích với các tài liệu cần tuân thủ quy định pháp lý như hồ sơ giao dịch hoặc báo cáo rủi ro, giúp việc truy xuất thông tin dễ dàng hơn khi cần kiểm toán.

Ngoài ra, OCR còn hỗ trợ các ngân hàng trong việc tuân thủ pháp luật và phòng chống gian lận. Hệ thống có thể nhận diện và lưu lại văn bản để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần. Một số ứng dụng nâng cao còn tích hợp khả năng giám sát theo thời gian thực, phát hiện hành vi đáng ngờ như giao dịch liên quan đến “quốc gia có rủi ro cao”, từ đó giúp tăng cường bảo mật và bảo vệ khách hàng hiệu quả hơn.

OCR trong xử lý hóa đơn và chứng từ

Các doanh nghiệp và tổ chức thường phải quản lý khối lượng lớn tài liệu dưới nhiều định dạng như văn bản in, viết tay, PDF hoặc hình ảnh (JPG). Công nghệ OCR giúp tự động chuyển đổi hóa đơn, hợp đồng và chứng từ giấy thành file điện tử có thể lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ hoặc tích hợp trực tiếp vào các hệ thống như email, fax hay EDI. Nhờ đó, quy trình xử lý tài liệu trở nên nhanh chóng, chính xác hơn và giảm thiểu tối đa sai sót thủ công.

Một ví dụ điển hình là Walmart, tập đoàn bán lẻ lớn nhất thế giới. Doanh nghiệp này đã triển khai OCR để số hóa và quản lý hóa đơn từ nhà cung cấp. Hệ thống tự động nhận diện và lưu trữ hóa đơn giấy vào cơ sở dữ liệu điện tử, vừa tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu, vừa liên kết dữ liệu hóa đơn trực tiếp với giao dịch. Nhờ vậy, Walmart nâng cao hiệu quả theo dõi và xử lý đơn hàng trên quy mô toàn cầu.

Ứng dụng công nghệ OCR trong y tế

Công nghệ OCR trong y tế hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý và xử lý hồ sơ bệnh án, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu thủ công. Cụ thể, OCR có thể quét và chuyển đổi dữ liệu từ toa thuốc, phiếu xét nghiệm, hồ sơ khám bệnh, giấy ra viện hay đơn bảo hiểm thành dạng văn bản số, dễ dàng lưu trữ, tra cứu và chia sẻ nội bộ.

Bên cạnh đó, công nghệ này còn hỗ trợ phân tích thông tin lâm sàng, tổng hợp dữ liệu phục vụ nghiên cứu y khoa, theo dõi lịch sử điều trị và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin bệnh nhân. Việc ứng dụng OCR giúp các cơ sở y tế nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời cải thiện chất lượng chăm sóc sức khỏe một cách toàn diện.

Tại Hoa Kỳ, Cleveland Clinic, một trong những bệnh viện hàng đầu đã triển khai OCR để số hóa tài liệu y tế, đơn thuốc và hồ sơ bệnh án. Hệ thống này giúp bác sĩ truy cập dữ liệu bệnh nhân tức thì, cải thiện chất lượng quyết định y tế và giảm thiểu rủi ro khi lưu trữ tài liệu giấy.

Nhờ OCR, phần lớn quy trình hành chính trong y tế được tự động hóa, giảm tải cho nhân viên văn phòng. Đồng thời, mọi dữ liệu nhạy cảm của bệnh nhân, từ nhân khẩu học đến tài chính, đều được quản lý và bảo mật tốt hơn, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin y tế.

Ứng dụng công nghệ OCR trong giáo dục

Trong lĩnh vực giáo dục, công nghệ OCR cho phép chuyển đổi các nội dung viết tay, sách giáo khoa, bảng trắng hoặc tài liệu quét thành văn bản số có thể chỉnh sửa hoặc đọc to bằng công cụ text-to-speech. Điều này đặc biệt hữu ích với học sinh mắc chứng khó đọc (dyslexia) hoặc người khiếm thị, giúp họ tiếp cận tài liệu học tập một cách độc lập và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, OCR còn giúp học sinh, giáo viên tiết kiệm thời gian ghi chép, tránh sai sót khi nhập liệu và hỗ trợ nhanh chóng trích xuất thông tin từ tài liệu số. Việc số hóa tài liệu học tập thông qua OCR cũng góp phần tạo ra môi trường học tập linh hoạt, dễ tiếp cận và phù hợp với nhu cầu cá nhân hóa trong giáo dục hiện đại.

Top 6 phần mềm OCR tốt nhất trên thị trường hiện nay

Trong số các giải pháp OCR hiện nay, FPT AI Read nổi bật nhờ khả năng trích xuất dữ liệu tự động với độ chính xác lên tới 98% từ hàng loạt loại giấy tờ quen thuộc như CCCD, hộ chiếu, giấy phép lái xe, hóa đơn VAT, hợp đồng, chứng từ tài chính, hồ sơ bệnh án hay CV ứng viên.

Giải pháp ứng dụng công nghệ OCR kết hợp Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), giúp xử lý linh hoạt cả tài liệu có cấu trúc, phi cấu trúc và chữ viết tay, kể cả trong trường hợp ảnh mờ, nhòe hoặc phức tạp. Nhờ tốc độ nhập liệu chỉ dưới 1 giây/tài liệu và khả năng tích hợp dữ liệu trực tiếp vào hệ thống quản trị (Excel, CSV, XML), FPT AI Read đang được nhiều doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực Ngân hàng, Bảo hiểm, Tài chính, Logistics tin dùng để tăng 80% năng suất vận hành và tối ưu chi phí.

FPT AI Read tự động hóa quy trình xử lý tài liệu cho doanh nghiệp, giảm bớt thao tác thủ công và tăng hiệu suất vận hành. Xem thêm về giải pháp trong video sau:

Giải pháp OCR tiếng Việt FPT AI Read giúp MB Bank số hóa thành công

Tại MB Bank, khi ra mắt gói sản phẩm MB Family vào năm 2020, ngân hàng phải đối mặt với thách thức lớn trong việc xử lý khối lượng hồ sơ đăng ký. FPT AI Read đã giúp MB Bank tự động trích xuất dữ liệu từ các giấy tờ như chứng minh thư, hộ khẩu và giấy khai sinh, xử lý hồ sơ khách hàng, định danh khách hàng điện tử (eKYC),…

FPT AI Read không chỉ giúp ngân hàng xử lý khoảng 5.000 yêu cầu mỗi ngày mà còn đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao trong việc nhập liệu, giảm tải cho nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng. FPT AI Read giúp MB Bank có thể định danh khách hàng một cách nhanh chóng

Với những thành công đã đạt được, có thể khẳng định rằng OCR sẽ tiếp tục là một phần không thể thiếu trong lộ trình số hóa của nhiều tổ chức trong tương lai. Để được tư vấn chi tiết và tùy chỉnh giải pháp công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay FPT AI qua số Hotline: 1900 638 399 hoặc truy cập FPT.AI để được hỗ trợ sớm nhất nhé!