vi
en
Bạn lo ngại hạn chế về khả năng tiếp cận dữ liệu tài liệu từ xa hoặc cần bảo tồn các tài liệu giấy quan trọng khỏi các hư hỏng theo thời gian? Giải pháp của vấn đề này là số hóa dữ liệu với OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học), một công nghệ này cho phép chuyển đổi hình ảnh của văn bản viết tay hoặc in ấn thành dữ liệu số hóa. Vậy OCR là gì? Cùng FPT.AI tìm hiểu cách công nghệ OCR giúp MB Bank và GRAB số hóa thành công.
OCR là gì? Tại sao công nghệ OCR lại quan trọng?
OCR là gì? OCR là viết tắt của từ gì? ORC là viết tắt của Optical Character Recognition (Nhận diện Ký tự Quang học). Đây là công nghệ chuyển đổi hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ in thành văn bản số hóa. OCR đập tan nỗi sợ của nhiều doanh nghiệp về việc lưu trữ, quản lý chi phí và tra cứu thông tin từ hàng trăm nghìn hồ sơ và tài liệu.
Nhờ công nghệ OCR, các doanh nghiệp không còn phải quét các loại biểu mẫu, hóa đơn dạng giấy, bản quét tài liệu pháp lý và bản in hợp đồng để lưu với dạng ảnh. OCR số hóa tài liệu, giảm thiểu sai sót gây ra bởi quy trình quản lý hồ sơ khách hàng thủ công. Công nghệ này cũng hạn chế việc xử lý yêu cầu bồi thường do bị chậm trễ vì mất thời gian xử lý giấy tờ hành chính, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường số hóa hiện nay.
Phần mềm OCR hoạt động như thế nào?
Các phần mềm ứng dụng công nghệ OCR chuyển đổi hình ảnh văn bản thành dữ liệu số hóa theo quy trình tuần tự sau:
- Thu nhận hình ảnh: Tài liệu được quét và chuyển đổi thành dữ liệu nhị phân. Phần mềm OCR phân tích hình ảnh này, xác định vùng sáng làm nền và vùng tối làm văn bản, tạo cơ sở để nhận dạng.
- Tiền xử lý: Hình ảnh sẽ được làm sạch để cải thiện độ chính xác cho bước nhận dạng chữ viết, hỗ trợ tốt hơn cho tài liệu đa ngôn ngữ. Các kỹ thuật bao gồm: Chỉnh thẳng hoặc điều chỉnh góc nghiêng tài liệu để khắc phục lỗi căn chỉnh, khử nhiễu và làm mịn viền ký tự để loại bỏ các đốm ảnh kỹ thuật số, xóa bỏ các đường viền hoặc khung không cần thiết hoặc tăng sáng, giảm độ mờ của ảnh.
- Nhận dạng văn bản: Đây là giai đoạn quan trọng nhất, lúc phần mềm OCR áp dụng hai phương pháp chính. Phương pháp so khớp mẫu so sánh hình dạng ký tự với cơ sở dữ liệu đã lưu trữ, phù hợp với văn bản đánh máy có phông chữ quen thuộc. Phương pháp trích xuất đặc điểm phân tích các nét thẳng, nét cong, giao điểm và hướng nét để nhận dạng ký tự, mang lại hiệu quả cao hơn khi xử lý văn bản có sự đa dạng về kiểu dáng chữ.
- Hậu xử lý: Lức này, dữ liệu văn bản sẽ được trích xuất và chuyển đổi thành tệp kỹ thuật số trên máy tính. Một số hệ thống OCR còn tạo tệp PDF có chú thích, bao gồm cả phiên bản gốc và phiên bản đã số hóa của tài liệu. Quy trình này không chỉ đảm bảo độ chính xác mà còn tối ưu hóa việc lưu trữ và truy xuất thông tin, đáp ứng nhu cầu số hóa hiệu quả của doanh nghiệp.
>>> ĐỌC NGAY: Computer Vision và những ứng dụng của máy tính trong lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng – Bảo hiểm
OCR có những loại nào?
Công nghệ OCR có nhiều loại hình khác nhau, phục vụ đa dạng nhu cầu số hóa trong nhiều lĩnh vực. Dưới đây là mô tả chi tiết của các loại phần mềm OCR phổ biến :
- Phần mềm nhận dạng ký tự quang học đơn giản: Một công cụ OCR cơ bản lưu trữ nhiều kiểu hình ảnh văn bản và phông chữ dưới dạng mẫu. Phần mềm sử dụng thuật toán so khớp mẫu để so sánh từng ký tự của hình ảnh văn bản với cơ sở dữ liệu nội bộ. Nếu so khớp theo từng từ, nó được gọi là nhận dạng từ quang học. Giải pháp này có hạn chế vì số lượng phông chữ và kiểu chữ viết tay rất đa dạng, khiến không thể lưu trữ tất cả trong cơ sở dữ liệu.
- Phần mềm nhận dạng ký tự thông minh: Hệ thống sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự thông minh (ICR) và phần mềm máy học để đọc văn bản giống như con người. Trong hệ thống này, một mạng nơ-ron sẽ phân tích văn bản qua nhiều cấp độ, xử lý hình ảnh lặp đi lặp lại. Hệ thống tìm kiếm các thuộc tính hình ảnh như nét cong, nét thẳng và nét vòng, sau đó kết hợp kết quả để đưa ra kết luận cuối cùng. Mặc dù ICR xử lý từng ký tự, nhưng quá trình này vẫn diễn ra nhanh chóng, với kết quả chỉ trong vài giây.
- Nhận dạng từ thông minh: Hệ thống nhận dạng từ thông minh hoạt động tương tự như công nghệ nhận dạng ký tự thông minh (ICR). Tuy nhiên, thay vì chỉ xử lý từng ký tự, nó phân tích toàn bộ hình ảnh của một từ. Bằng cách này, hệ thống có thể nhận diện cấu trúc và ngữ nghĩa của từ, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong việc nhận diện văn bản.
- Nhận dạng ký hiệu quang học: Loại OCR này tập trung vào việc nhận diện xác định logo, hình mờ, và các biểu tượng văn bản khác trong tài liệu.
Lợi ích của công nghệ OCR trong số hóa tài liệu cho các doanh nghiệp
1. Tiết kiệm thời gian: Công nghệ OCR giảm đáng kể thời gian nhập liệu xuống chỉ còn 2-3 giây, nhanh hơn gấp 50-60 lần so với quy trình thủ công. Tài liệu được số hóa nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, và truy xuất thông tin khi cần, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp.
2. Giảm chi phí: Công nghệ OCR góp phần cắt giảm hàng nghìn giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công của con người. Từ đó, các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động.
3. Quản lí công việc tốt hơn: Khi doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên các công cụ làm việc thích hợp, hiệu quả sẽ được cải thiện rõ rệt. Nhân viên sẽ không phải dành thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán, mà tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có mức độ chuyên sâu. Hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao.
4. Cải tiến quy trình kinh doanh: Quy trình thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, làm gián đoạn luồng công việc và gây phiền phức cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Với OCR, việc nhập liệu, trích xuất và xử lý thông tin trở nên chính xác và nhanh chóng, tạo nên một quy trình làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp và liền mạch.
5. Bảo mật tài liệu: Tài liệu sau khi xử lý bằng công nghệ OCR được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu mã hóa, với các quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ 24/7. Mọi thay đổi đều được ghi lại, đảm bảo tính minh bạch và an toàn tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro mất mát hoặc vi phạm dữ liệu quan trọng.
6. Không còn vấn đề về lưu trữ: Tủ hồ sơ khổng lồ hay phòng lưu trữ thông tin chứa hàng tấn các loại giấy tờ, hộp, kệ đựng… chiếm diện tích không gian quá nhiều. Số lượng tài liệu không ngừng tăng lên cho đến khi bạn không còn nơi nào để lưu trữ tài liệu giấy nữa. Một kho dữ liệu kĩ thuật số lưu trữ các tài liệu được xử lí vởi OCR sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích không gian để dành cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp.
7. Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhờ công nghệ OCR, các nhân viên trực tổng đài chỉ mất vài giây để tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, địa chỉ, gói dịch vụ họ đang sử dụng… Khi biết được khách hàng gọi đến cho mình là ai, giới tính là gì, các nhân viên tư vấn sẽ có lời chào và cách xưng hô hợp lý, gây được thiện cảm với khách hàng, tạo cảm giác thân thiết, gần gũi.
Khi tốc độ xử lí công việc nhanh hơn, đơn giản hơn, khách hàng sẽ có một trải nghiệm hài lòng. Họ sẽ nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp đó với ấn tượng tốt.
>>> ĐỌC THÊM:Tương Lai Của Công Nghệ OCR AI Song Hành Cùng AI
Những ứng dụng thực tiễn của công nghệ OCR
Công nghệ OCR (Optical Character Recognition) đã mở ra vô vàn bước tiến lớn trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Dưới đây là 5 ứng dụng nổi bật của công nghệ này:
Hỗ trợ cuộc sống của người già và người khiếm thị
Vào thập niên 1970, công ty Kurzweil Computer Products Inc của Mỹ đã phát triển hệ thống phông chữ Omni đầu tiên trên thế giới. Phần mềm OCR có thể nhận diện được phông chữ này được phông ngữ này. Công nghệ OCR sau đó được kết hợp với công nghệ tổng hợp giọng nói, cho phép máy không chỉ nhận dạng mà còn đọc to văn bản thành tiếng. Điều này giúp người già và người khiếm thị dễ dàng tiếp cận thông tin từ sách, báo, nâng cao chất lượng cuộc sống.
Sắp xếp tài liệu trong các công ty luật và tòa án
Trong các vụ án, số lượng tài liệu pháp lý và hồ sơ thường rất lớn và phức tạp. Để không bỏ sót chi tiết quan trọng nào, luật sư thường mất nhiều thời gian để sắp xếp và tra cứu tài liệu.
Với sự hỗ trợ của phần mềm OCR tiếng Việt, luật sư có thể nhanh chóng số hóa toàn bộ văn bản và tài liệu, dễ dàng tìm kiếm thông tin bằng từ khóa, ngày tháng hoặc tên tệp một cách tiện lợi và khoa học. Nhờ đó, họ không cần thuê nhiều trợ lý để xử lý các công việc thủ công mà vẫn đảm bảo kiểm soát tốt mọi nhiệm vụ.
Bảo tồn các văn bản có giá trị
Các thư viện cổ, trung tâm văn hóa lịch sử và viện bảo tàng thường lưu trữ số lượng lớn các bản thảo, tài liệu, hồi ký quý giá. Tuy nhiên, việc bảo quản chúng rất phức tạp do dễ bị mối mọt và hư hại theo thời gian. Nhập liệu thủ công những văn bản này là một nhiệm vụ đầy thách thức, có thể kéo dài hàng chục năm.
Nhờ sự phát triển của công nghệ OCR, nhiều tổ chức đã có thể giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Tài liệu quan trọng được số hóa, chuyển từ bản giấy sang file mềm, giúp việc lưu trữ và bảo tồn di sản văn hóa trở nên dễ dàng và bền vững hơn.
Nhận dạng cá nhân
Khi đăng ký mở tài khoản ngân hàng, thẻ thành viên hoặc thực hiện các thủ tục cần xác minh danh tính, bạn phải cung cấp thông tin cá nhân đầy đủ và chính xác cho bên cung cấp dịch vụ. Việc điền tờ khai thường tốn thời gian của cả bạn và nhân viên, đôi khi còn xảy ra sai sót nhập liệu, gây rắc rối về sau.
Tuy nhiên, với công nghệ OCR, các loại giấy tờ như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, bằng lái xe có thể được quét và xử lý nhanh chóng tại các văn phòng công chứng, sân bay, hay cơ quan chức năng. Công nghệ này đảm bảo nhận dạng chính xác gần như tuyệt đối với giấy tờ có ít ký tự, giảm thiểu lỗi nhập liệu. Hơn nữa, OCR giúp lưu trữ và truy xuất thông tin cá nhân một cách thuận tiện, nhanh chóng cho các tổ chức khi cần.
Xử lý hóa đơn và chứng từ
Các cơ quan, tổ chức thường có khối lượng lớn tài liệu, giấy tờ với nhiều định dạng khác nhau như văn bản in, viết tay, file PDF, JPG,… Việc nhập liệu thủ công vào hệ thống không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao.
Để khắc phục vấn đề này, nhiều đơn vị đã lựa chọn số hóa các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ để sử dụng dễ dàng hơn cho mục đích báo cáo tài chính, lưu trữ và trao đổi thông tin. Phần mềm OCR trở thành công cụ tối ưu, giúp tự động hóa quá trình nhập liệu.
Hiện nay, hơn 60% các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã ứng dụng công nghệ OCR để tự động nhập và lưu trữ dữ liệu ở nhiều bước trong quy trình hoạt động. Công nghệ này giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp, chuyển đổi và liên kết dữ liệu với các nền tảng khác như email, fax hoặc hệ thống EDI truyền thống, từ đó tăng hiệu quả và giảm sai sót.
Tại sao FPT AI Read là phần mềm OCR tốt nhất trên thị trường hiện nay
FPT AI Read là ứng dụng nhận dạng và trích xuất chính xác nội dung từ ảnh chụp mẫu văn bản có sẵn (giấy tờ cá nhân, hóa đơn), hoặc theo bất kì định dạng văn bản tùy biến (hợp đồng, chứng từ, v.v.). Với các ảnh chụp văn bản đánh máy hoặc chữ vi tính, sản phẩm FPT AI Read cho kết quả trích xuất thông tin chính xác lên đến 98% trong khoảng thời gian chỉ 1 giây.
Phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ này cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất nội dung với hơn 30 loại văn bản như Giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân/chứng minh thư quân đội, giấy phép lái xe, hộ chiếu… Đối với các loại giấy tờ có tính chất đặc thù riêng theo từng nhóm ngành như Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm, người dùng hoàn toàn có thể tự xây dựng mô hình nhận dạng và trích xuất riêng cho từng loại giấy tờ đó.
Điểm ưu việt của FPT AI Read so với các phần mềm OCR khác trên thị trường:
✅ 1. Trích xuất được nhiều loại giấy tờ nhất
✅ 2. Tỉ lệ chính xác cao nhất trên thị trường hiện nay, lên đến 98%
✅ 3. Giao diện sử dụng đơn giản, người dùng không cần có kiến thức về lập trình vẫn có thể sử dụng được.
✅ 4. Tùy biến được nhiều loại giấy tờ có form với khả năng tự training mô hình. Người dùng có thể tự gán nhãn dữ liệu (labelling) với từng trường thông tin cần nhận dạng & trích xuất.
✅ 5. Khách hàng có thể chủ động kết nối và sử dụng dữ liệu trích xuất thông qua API
Với khả năng nhận dạng và trích xuất không giới hạn các loại văn bản, giấy tờ, FPT AI Read chính là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong nghiệp vụ số hóa quy trình giấy tờ doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp và người dùng giảm thiểu nguồn lực, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất vận hành nghiệp vụ. Hiện nay, FPT.AI đang cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng lớn trong nước và quốc tế.
>>> XEM NGAY: Hướng dẫn sử dụng FPT AI Reader – phần mềm ocr trích xuất thông tin từ ảnh chụp
Bằng cách nào MB Bank, Bảo hiểm AIA và Grab số hóa thành công nhờ FPT AI Read?
FPT AI Read, một sản phẩm ứng dụng công nghệ OCR của FPT.AI đã giúp các doanh nghiệp số hóa giấy tờ nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhiều doanh nghiệp lớn như MB Bank, AIA và Grab đã ứng dụng thành công với sản phẩm này, cụ thể như sau.
Tại MB Bank, khi ra mắt gói sản phẩm MB Family vào năm 2020, ngân hàng phải đối mặt với thách thức lớn trong việc xử lý khối lượng hồ sơ đăng ký. Để tối ưu hóa quy trình này, MB Bank đã sử dụng FPT AI Read để tự động trích xuất dữ liệu từ các giấy tờ như chứng minh thư, hộ khẩu và giấy khai sinh, xử lý hồ sơ khách hàng, định danh khách hàng điện tử (eKYC) hỗ trợ quá trình onboarding,…
Công nghệ OCR không chỉ giúp ngân hàng xử lý khoảng 5.000 yêu cầu mỗi ngày mà còn đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao trong việc nhập liệu, giảm tải cho nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Bảo hiểm AIA cũng có được nhiều lợi ích đáng kể khi tích hợp FPT AI Read vào quy trình bồi thường bảo hiểm. Trước đây, nhân viên phải mất từ 3-4 phút để nhập thông tin từ các tài liệu như giấy ra viện, đơn thuốc và hóa đơn viện phí. Nhờ vào công nghệ OCR, thời gian này đã được rút ngắn xuống còn 0,5 – 1 giây mỗi ảnh.
Điều này không chỉ nâng cao độ chính xác của thông tin lên đến 95% mà còn giảm bớt khối lượng công việc và chi phí vận hành cho công ty, đồng thời mang đến dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi hơn cho khách hàng.
Grab, với quy mô hoạt động trải rộng khắp Đông Nam Á, đã áp dụng FPT AI Read trong quy trình định danh tài xế. Trước đây, việc nhập thủ công thông tin cá nhân mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Sự tích hợp công nghệ này đã rút ngắn quy trình định danh xuống chỉ còn vài giây, mang lại sự tiện lợi cho tài xế và tăng cường trải nghiệm người dùng.
Như vậy, FPT AI Read, với công nghệ OCR, đã giúp MB Bank, bảo hiểm AIA và Grab tối ưu hóa quy trình làm việc nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Các câu hỏi thường gặp khác về công nghệ OCR
OCR là viết tắt của từ gì?
OCR là viết tắt của “Optical Character Recognition” (Nhận dạng Ký tự Quang học). Công nghệ OCR đã giúp nhiều doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu xuống chỉ còn vài giây và cải thiện độ chính xác lên đến 98%, đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực như ngân hàng và y tế.
Phần mềm OCR tiếng Việt có gì đặc biệt và có thể ứng dụng vào đâu?
Phần mềm OCR tiếng Việt được thiết kế để xử lý các đặc điểm phức tạp của tiếng Việt như dấu thanh và chữ ghép. Phần mềm này được cải tiến để nhận dạng chính xác văn bản từ tài liệu đánh máy và viết tay, hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam trong việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm OCR để lý hóa đơn, số hóa hợp đồng, nhận dạng giấy tờ cá nhân như chứng minh thư, hộ chiếu, tài liệu pháp lý, giúp nâng cao năng suất và bảo mật thông tin.
Công nghệ OCR tiếng Việt bảo mật dữ liệu như thế nào?
Sau khi số hóa tài liệu, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu mã hóa. Điều này không chỉ hạn chế truy cập trái phép mà còn lưu lại lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật vượt trội so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống.
Với những thành công đã đạt được, có thể khẳng định rằng công nghệ OCR sẽ tiếp tục là một phần không thể thiếu trong lộ trình số hóa của nhiều tổ chức trong tương lai. Để được tư vấn chi tiết và tùy chỉnh giải pháp công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay FPT AI qua số Hotline: 1900 638 399 hoặc truy cập FPT.AI để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
>>> ĐỪNG BỎ LỠ CÁC CÔNG NGHỆ AI KHÁC:
